microsoft office in hindi माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्या है परिचय | माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस किसे कहते है परिभाषा ?
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस परस्पर संबंधित (Interrelated) डेस्कटॉप अनुप्रयोगों (Applications) और सेवाओं का समूह है, जिसे सामूहिक रूप से ऑफिस सूट कहते हैं। यह क्षितिज सामानांतर मार्केट सॉप्टवेयर है जो विभिन्न क्षेत्रों में व्यापक रूप से प्रयोग होता है। डै-ऑफिस सर्वप्रथम सन् 1989 में माइक्रोसॉफ्ट कार्पोरेशन द्वारा डंब-व्ै के लिए शुरू किया गया। फिर सन् 1990 में विंडोज के लिए प्रथम संस्करण लाया गया। MS&ffoice 3.0 ऑफिस का विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए प्रथम संस्करण था। उसके बाद MS&ffoice 4.0 सन् 1994 आया जिनमें वर्ड 6.0, एक्सल 5.0, पावर प्वाइंट 4.0, मेल और एक्सेस था ।
उसके बाद के संस्करण क्रमशः डै-वििपबम 4.3, MS&ffoice 95, MS&ffoice 97, डै.वििपबम 2000, MS&ffoice Xp~ MS&ffoice 2003 तथा MS&ffoice 2007 हैं। MS&ffoice के अन्तर्गत मुख्यतः चार प्रोग्राम आते हैं
MS&Word , MS&EÛcel , MS&Power Point तथा MS&Access
एम एस-वर्ड
MS&Word
एम एस वर्ड माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित वर्ड प्रोसेसर है। इसका मुख्य कार्य टेक्सट या दस्तावेज को संचालित करना है। यह एक वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज है, जिसकी सहायता से साधारण दैनिक पत्र व्यवहार से लेकर डेस्कटॉप पब्लिशिंग स्तर के कार्य सुविधापूर्वक किये जा सकते हैं। इसमें परम्परागत मेन्युओं के साथ ही टूल बारों की सुविधा भी उपलब्ध है। जैसे Copy&Cut&Paste , Find and Replace, फॉन्ट, ऑटो करेक्ट (Auto Correct), स्पेलिंग एंड ग्रामर की जाँच करना, बुलेट्स तथा नंबरिंग (Bullets and Numbering) इत्यादि।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज को बनाने तथा शेयर करने के लिए शक्तिशाली उपकरण (Powerful Tools) प्रदान करता है। कोई भी दस्तावेज बनाने से पहले से वर्तमान दस्तावेज में कोई भी परिवर्तन करने के लिए एम एस वर्ड में बहुत सारे टूल्स एवं ‘शार्टकट-की‘ वर्तमान है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आरंभ करना या खोलना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलने या आरंभ करने की दो विधियाँ हैं-
1. डेस्कटॉप पर उपलब्ध माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आइकन पर Double click करते हैं। या
2. Start पर क्लिक करते हैं। Start मेन्यू खुलने पर प्रोग्राम विकल्प का चयन करते हैं।
तत्पश्चात प्राप्त मेन्यू से MS&ffoice का चयन करने उपरांत प्राप्त मेन्यू से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का चयन कर क्लिक करते हैं। अर्थात् Click on Start → Program → MS&ffoice → MS&Word
टूलबार दृश्य होना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टूलबार सरल तथा आसान कार्यक्षमता प्रयोक्ता को प्रदान करता है। टूलबार में बहुत सारे कार्यों के शॉर्टकट होते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है। परन्तु सर्वप्रथम हमें यह सुनिश्चित करना है कि उचित टूलबार स्क्रीन पर दिखाई दे रहा है।
टूलबार को Visible होने के लिए-
1. मेन्यू बार में View पर क्लिक करते हैं।
2. प्राप्त Pull down Menu में टूलबार (Toolbar) का चयन करते हैं।
3. तत्पश्चात् प्राप्त मेन्यू से स्टैन्डर्ड (Standard), फारमेटिंग (Format तथा ड्राइंग इत्यादि का चयन करते हैं।
सभी टूलबारों की तुलना में स्टैन्डर्ड (Standard) तथा फार्मेटिंग (Formation का उपयोग सबसे अधिक होता है। स्टैन्डर्ड टूलबार के अन्तर्गत न्यू (New), ओपेन सेव (Save), स्पेलिंग और ग्रामर एवं प्रिन्ट (Print) इत्यादि टूल्स रहते हैं। फार्मेटिंग टलबार अन्तर्गत फन्ट नेम (Font name), फन्ट साइज (Font sçe), फन्ट स्टाइल (Font Style), मार्जिन (Margin), पैराग्राफ (Paragraph) एवं बुलेटस और नम्बरिंग (Bullets and Numbering) इत्यादि टूल्स रहते हैं।
यदि हम चाहें तो अन्य टूलबार का भी चयन कर सकते हैं।
नये दस्तावेज को बनाना
1. मेन्यू बार में File पर क्लिक करते हैं।
2. प्राप्त Pull down Menu में न्यू (New) का चयन करते हैं। खाली दस्तावेज (Blacnk document) बनाने के लिए Blank document का चयन करते हैं या माइक्रोसाफ्ट में प्रदान टेम्पलेट (Templates) पर आधारित दस्तावेज बनाने के लिए अपने अनुसार चयन करते हैं।
नयेे दस्तावेज को सुरक्षीत रखना
1. मेन्यू बार में फाइल पर क्लिक करते है।
2. प्राप्त Pull Down Menu में Save का चयन करते है।
3. संग्रहित करने के लिए स्थान या ड्राइव निश्चित करने के उपरांत फाइल को एक नाम जिसे फाइल नेम कहते हैं, देते हैं तथा व करते है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फाइल नेम का एक्सटेंसन DOC स्वतः लेता है। फाइल एक्सटेंशन फाइल टाइप को आइडेंटीफाई करता है।
4. सेंविग, मेमोरी से स्टोरेज माध्यम तक दस्तावेज कॉपी करता है।
फार्मेटिंग टेक्सट
किसी दस्तावेज के टेक्स्ट को फार्मेटिंग करने के लिए-
1. टेक्स्ट जिसे फार्मेटिंग करना है उसे left माउस बटन द्वारा क्लिक कर पकड़े हुए (Holding down) हाईलाइट करते हैं।
2. अपनी इच्छानुसार फिर टेक्स्ट में परिवर्तन कर सकते हैं।
दस्तावेज में टेबल डालना
1. दस्तावेज में जहाँ हम टेबल बनाना चाहते हैं वहाँ क्लिक करते हैं, जिसके फलस्वरूप कर्सर वहाँ पहुँच जाता है।
2. मेन्यूबार से Table का चयन करते हैं।
3. फिर Insert का चयन कर Table का चयन करते हैं।
4. Row तथा column तय करते हैं।
5. OK करते हैं।
दस्तावेज में चित्र डालना
1. दस्तावेज में जहाँ हम चित्र डालना चाहते हैं वहाँ क्लिक करते हैं।
2. मेन्यूबार में Insert विकल्प का चयन करते हैं।
3. Picture विकल्प का चयन करते हैं।
4. Clip Art या From File का चयन करते हैं।
5. वहाँ चित्र का चयन कर Insert क्लिक करते है।
पृष्ठ संख्या तथा तिथि/समय डालना
1. मन्यूबार में Insert विकल्प का चयन कर क्लिक करते हैं।
2. वहाँ एक-एक कर Page Number तथा Date &Time का चयन करते हैं।
दस्तावेज में वर्तनी की जाँ
दस्तावेज में Spelling and Grammar की गलतियों को सुधारने के लिए ;Spell Check) टूल का उपयोग किया जाता है। यह गलत शब्दों को अन्डरलाइन कर हमें त्रुटियाँ बताता है इस टूल का उपयोग करने के लिए-
1. मेन्यूबार में Tool पर क्लिक करते हैं।
2. Spelling and Grammer विकल्प का चयन करते हैं।
वर्ड में फाइल ऑपरेशन
1. पुराना फाइल खोलना
मेन्यूबार के फाइल विकल्प पर क्लिक करते हैं।
प्राप्त Pull down Menu के Open विकल्प पर क्लिक करते हैं।
Open dialog box खुलने पर फोल्डर (जिसमें फाइल विद्यमान है) का चयन करते हैं।
तत्पश्चात् प्राप्त फाइलों की सूची से इच्छित फाइल का चयन कर Open बटन को क्ल्कि करते हैं। जिसके फलस्वरूप फाइल खुल जाती है।
2. फाइल को कॉपी करना
मेन्यूबार के फाइल पर क्लिक करते हैं।
प्राप्त Pull down Menu के Open पर क्लिक करते हैं।
जिस फाइल को कॉपी करना है उस पर Right click करते हैं तथा प्राप्त शॉर्टकट मेनु से कॉपी विकल्प पर क्लिक करते हैं।
जिस फोल्डर या ड्राइव में कॉपी करना है उस पर Right क्लिक करते हैं तथा फिर Paste विकल्प पर क्लिक करते हैं। एक बार में एक से ज्यादा फाइल हम चयन कर कॉपी कर सकते हैं।
3. फाइल को दूसरी जगह ले जाना
मेन्यूबार के फाइल पर क्लिक करें।
प्राप्त Pull down Menu के Open पर क्लिक करें।
जिस फाइल को Move करना है उस पर Right click कर फिर कट पर क्लिक करते हैं।
जिस फोल्डर में Move करना है उस पर त्पहीज बसपबा कर फिर Paste विकल्प पर click करते हैं।
4. फाइल को नया नाम देना
मेन्यूबार के फाइल विकल्प पर click करते हैं।
प्राप्त Pull down Menu के Open पर click करते हैं।
जिस फाइल को Rename करना है उस पर Right click कर प्राप्त शाॅर्टकट मेन्यू के Rename विकल्प पर click करते हैं।
नये नाम लिखते हैं तथा Enter दबाते है।
नये नाम सहित या नये लोकेशन पर किसी विद्यमान फाइल को सेभ करने के लिए सेभ ऐज (Save As) कमांड का प्रयोग करते हैं।
5. फाइल को मिटाना
मेन्यूबार के फाइल विकल्प पर click करते हैं।
प्राप्त Pull down Menu के Open पर click करते हैं।
जिस फाइल को मिटाना है उस पर Right click कर प्राप्त शॉर्टकट मेन्यू के Delete विकल्प पर click करते हैं।