टैली का परिचय किसे कहते है परिभाषा क्या है उपयोग कंप्यूटर में tally in hindi meaning and definition uses ?
टैली का परिचय
एकाउंट्स की सामान्य जानकारियाँ
व्यापार में कई तरह के रिकॉर्ड्स तथा बहीखाते होते हैं जिन्हें संतुलित करना तथा उन्हें बनाए रखना आवश्यक होता है। इस महत्त्वपूर्ण कार्य में टैली बहुत मदद करता है। एकाउंटिंग स्टेटमेंट तैयार करना सभी व्यापारियों, मुख्यतः टैक्स विभागों, निवेशकों, सरकारी कार्यालयों आदि के लिए अत्यंत आवश्यक होता है। एकाउंटिंग से यह पता करने में आसानी होती है कि प्राप्त आय का कितना व्यय किया जा रहा है तथा कितनी आय का निवेश। ऐसा करने से नकद की बेहतर व्यवस्था बनाई जा सकती है तथा आय बढ़ाने के तरीके खोजे जा सकते हैं।
एकाउंटिंग
सामान्यतः सभी जानते होंगे कि एकाउंट को कैसे व्यवस्थित किया जाता है। आमतौर पर इसमें निम्नलिखित आधारभूत कार्य होते हैं
1. लैजर एकाउंट्स के लिए लैजर बुक खोलें। जल्दी रेफरेंस के लिए फोलियो नंबर के साथ लैजर बुक की इंडेक्स बनाएँ।
2. प्रत्येक ज्तंदेंबजपवद के विश्लेषण, जैसे कैश आदि को बैंक बुक, जर्नल्स एकाउंट की डे बुक में क्रमानुसार लिखें।
3. कैश व बैंक बुक्स का प्रतिदिन संतुलन करें और अगले दिन के लिए ओपनिंग बैलेंस कैरी करें।
4. ट्रांजेक्शन डीटेल्स लैजर फोलियो में दोबारा लिखते समय ट्रांजेक्शन की पोस्टिंग डे बुक से लैजर्स में करें।
5. ट्रायल बैलेंस या किसी एकाउंटिंग रिपोर्ट की जरूरत के लिए प्रत्येक लैजर एकाउंट की डेबिट या क्रेडिट साइड का जोड़ करें और प्रत्येक लैजर का नेट क्लोजिंग बैलेंस करें।
6. ट्रायल बैलेंस तैयार करें। यदि बैलेंस टैली न हो (सामान्यतः पहली बार में यह टैली नहीं होता) तो इसको ठीक करने के लिए बैलेंस के प्रत्येक कॉलम राइटिंग की क्लेरिकल मिस्टेक्स, पोस्टिंग, पोस्टिंग का जोड़ और बैलेंसिंग आदि की जाँच करनी पड़ती है। इसके बाद ट्रायल बैलेंस मिल जाता है।
7. अंत में प्रॉफिट और लॉस एकाउंट, बैलेंस शीट तथा अन्य एकाउंटिंग स्टेटमेंट्स की विभिन्न रिपोर्ट तैयार करें।
अतः इसमें मुख्यतः नियमित किए जानेवाला काम अधिक होता है। समान फिगर लैजर के हिसाब से ट्रांजेक्शन की गई रकम को कंपाइल करने के लिए काउंटिंग विभिन्न फॉरमैट और बुक्स में लिखना पड़ता है। नई स्टेटमेंट को प्राप्त करने के लिए हर बार ट्रांजेक्शन के साथ बुक्स लिखनी पड़ती हैं। इसलिए हर बार रिपोर्ट को अपटूडेट करने के लिए कार्य करना ही आवश्यक होगा।
कंप्यूटर द्वारा एकाउंटिंग
प्रत्येक बार रिपोर्ट की पोस्टिंग, टोटलिंग और राइटिंग करने जैसे थकानवाले कामों की बजाय हम कंप्यूटर में वाउचर्स एंटर करते ही किसी भी एकाउंट की स्टेटमेंट देख सकते हैं। इसके अलावा ट्रायल बैलेंस को टैली करने तथा कैश बुक, लैजर ट्रायल बैलेंस और अन्य रिपोर्ट के लिए कैलकुलेटर लेने की चिंता भी समाप्त हो जाती है।
कंप्यूटर जरूरत के हर एकाउंटिंग स्टेटमेंट उपलब्ध करा देता है। एकाउंट्स के लिए कंप्यूटर के प्रयोग के निम्नलिखित सटीक व अधिक महत्त्वपूर्ण लाभ होते हैं
1. समय की बचत
इसमें केवल ट्रांजेक्शन डाटा एंटर करने का काम नियमित है। बाकी के सारे काम कंप्यूटर द्वारा किए जाते हैं। इस प्रकार आप समय की बचत कर पाते हैं।
2. लंबे काम से फुरसत
एकाउंटिंग में सबसे ज्यादा समय लंबे जोड़, पोस्टिंग, कॉस्टिंग और बैलेंसिंग करने में बरबाद होता है। कंप्यूटर के इस्तेमाल से यह काम आसान हो जाता है।
3. तुरंत सूचना
एक बटन दबाते ही रिपोर्ट तैयार मिलना कंप्यूटर की विशेषता है, जिससे उसके आधार पर समय पर निर्णय लेने में सक्षम हो पाते हैं।
4. करेक्ट फिगर
कंप्यूटर से हम निश्चिंत हो जाते हैं कि फिगर्स (आँकड़े) ठीक हैं। डेटा के एक स्रोत से सबकुछ कनेक्ट होने के कारण हर स्टेटमेंट इसकी अन्य स्टेटमेंट्स से मिलती-जुलती होती है। सभी फिगर्स ठीक तरह से कंप्यूटिड होती हैं। हम सबकी तरह कंप्यूटर गलतियाँ नहीं करता। इसलिए कंप्यूटर को एक अच्छा प्रिंटिंग और एरर फ्री एकाउंट बुक्स और परफैक्ट रिपोर्ट देनेवाला कहा जाता है, जो व्यवसाय में सकारात्मक बदलाव लाता है।
आइए, एकाउंटिंग कंसेप्ट को एक इंस्टीट्यूट की एकाउंटिंग द्वारा समझते हैं, जिसमें सामान्यतः निम्नलिखित गतिविधियाँ होती हैं
1. Contra Entry
करना बैंक में कैश जमा करना।
बैंक से कैश निकालना।
एक बैंक खाते से दूसरे बैंक खाते में फंड ट्रांसफर करना।
2. रिसीप्ट व पेमेंट करना।
रकम प्राप्त करना।
प्रोफेशनल से संबंधित खर्चों के लिए भुगतान करना, स्टाफ की सैलरी, इलेक्ट्रिसिटी चार्जेस।
टेलीफोन बिल, इंटरनेट चार्ज, पब्लिसिटी खर्च इत्यादि।
3. एप्रोप्रिएशन ऑफ प्रॉफिटङ्तलाभ की राशि को व्यवस्थित करना
इन्कम टैक्स के लिए व्यवस्था करना।
कैपिटलाइजेशन ऑफ प्रॉफिट की राशि को पूँजी के तौर पर रखना।
आगे के अध्यायों में हम एकाउंट मेंटेन करने की आधारभूत अवधारणाओं को समझेंगे और देखेंगे कि एक इंस्टीट्यूट मैनेजर अपना एकाउंट किस प्रकार मेंटेन करता है।
टैली में कंपनी क्रिएट करना
टैली में एकाउंट्स मेंटेन का कार्य शुरू करने के लिए सबसे पहले इसमें एक कंपनी क्रिएट करनी पड़ती है। टैली Start करने पर आपको कंपनी मेन्यू मिलेगा तथा कंपनी क्रिएशन स्क्रीन तक जाने के लिए कंपनी के मेन्यू में क्रिएट कंपनी को सिलेक्ट करना पड़ेगा।
Gateway fo Tally Company Info Company Creation
टैली में कंपनी क्रिएशन स्क्रीन दो मुख्य भागों में विभाजित होती है
(।) कंपनी का परिचय (Particulars)
टैली में कंपनी क्रिएशन के ऊपरवाले भाग में कंपनी की सूचनाएँ एंटर करते हैं।
1. डायरेक्टरी
टैली डिफास्ट डेटा तथा पाथ डिस्प्ले के सामने टैली डेटा स्टोर होगा। यदि आप किसी अन्य डायरेक्टरी में डेटा रखना चाहते हैं तो ऐरो बटन दबाएँ तथा कंपनी के लिए डेटा फाइल्स बनाने के लिए फोल्डर की ड्राइव व पाथ एंटर करें। इसके बाद टैली उस क्षेत्र में स्किप शुरू कर देगा।
2. नेम
कंपनी का नाम एंटर करें।
3. मेलिंग नेम
साधारणतः इसमें किसी व्यक्ति का नाम रखते हैं, जिसे आप अपनी तैयार रिपोर्ट में देना चाहते हैं।
4. एड्रेस
इसमें कंपनी का पोस्टल एड्रेस एंटर करते हैं। चूँकि एड्रेस बड़ा होता है, इसलिए अन्य लाइनों की आवश्यकता पड़ती है, अतः आखिरी खाली लाइन पर एंटर दबाकर अतिरिक्त लाइनें प्राप्त कर सकते हैं। 5. स्टेटुअरी कंपलाइंस
इसके लिए दी गई सूची से देश का नाम सिलेक्ट करें, जैसे भारत।
6. स्टेट
सूची से राज्य सिलेक्ट करें, जैसे गुजरात।
7. पिन कोड
दिए गए एड्रेस का पिन कोड लिखें।
8. टेलीफोन नंबर
टेलीफोन नंबर एंटर करें।
9. ई-मेल एड्रेस
कंपनी के ई-मेल एड्रेस टाइप करें।
10. करेंसी सिंबल
इसमें कंपनी यह तय करती है कि प्राप्त मुद्रा का सिंबल क्या है, जैसे भारत की मुद्रा का सिंबल रुपया है।
11. मेंटेन
केवल एकाउंट्स मेंटेन करने के लिए एकाउंट्स सिलेक्ट करें।
12. फाइनेंशियल इयर
फाइनेंशियल इयर की शुरू होनेवाली तारीख टाइप करें।
13. बुक्स की शुरुआत
साधारणतः ये फाइनेंशियल इयर की शुरुआत से होंगी।
(ठ) बेस करेंसी प्रोफाइल
सामान्यतः भारत (Rs.) के लिए बेस करेंसी के बारे में पार्टिकुलर्स डिस्प्ले होते हैं, जिसे बदला नहीं जाता।
सेविंग कंपनी प्रोफाइल
कंपनी प्रोफाइल की इन्फॉर्मेशन को सेव करने के लिए ल्मेश् पर क्लिक करें। यदि कोई डेटा बदलना चाहते हैं तो श्छवश् पर क्लिक करें या फिर आप Ctrl + S दबाकर कंपनी प्रोफाइल को सेव कर सकते हैं।
ऑल्टरिंग द कंपनी प्रोफाइल
गेटवे पर Alt + F3 क्लिक करें। कंपनी इन्फो मेन्यू ।सजमत को सिलेक्ट करें। कंपनी ऑल्ट्रेशन स्क्रीन के लिए सूची से कंपनी नेम सिलेक्ट करें। कंपनी की इन्फॉर्मेशन को मॉडिफाई करें। यदि वाउचर एंटर हो गया है तो फाइनेंशियल इयर न बदलें।
डिलीटिंग द कंपनी
कंपनी आल्ट्रेशन स्क्रीन पर डिलीट की जानेवाली कंपनी को डिलीट करने के लिए Alt + D दबाकर ल्मे पर क्लिक करें।
एकाउंट लैजर्स क्रिएशन
कंपनी क्रिएट करने के बाद एकाउंट लैजर्स क्रिएट किए जाते हैं। टैली अपने आप ही दो लैजर खोलता है। कैश, प्रॉफिट और लॉस एकाउंट, बाकी के एकाउंट आपके द्वारा ही तैयार किए जाएंगे।
एकाउंट्स क्रिएट करने के लिए टैली गेटवे पर account info सिलेक्ट करें तथा लैजर मेन्यू प्राप्त करने के लिए एकाउंट इन्फो मेन्यू पर लैजर सिलेक्ट करें।
लैजर क्रिएशन स्क्रीन प्राप्त करने के लिए लैजर मेन्यू पर क्रिएट सिंगल लैजर सिलेक्ट करें।
लैजर नेम : नेम फील्ड पर लैजर का विशेष नाम एंटर करें।
पेरेंट ग्रुप : ग्रुप की सूची से लैजर के पेरेंट ग्रुप को सिलेक्ट करें।
एकाउंट लैजर ओपनिंग बैलेंस : बुक शुरू होने की तारीख से लैजर ओपनिंग बैलेंस, ओपनिंग बैलेंस फील्ड पर क्लिक करें। टैली क्तध्ब्त को आप जरूरत के अनुसार बदल सकते हैं, क्योंकि यह पिछले फाइनेंशियल वर्ष के खत्म होने पर लैजर एकाउंट का क्लोजिंग बैलेंस है।
जैसे ही लैजर एकाउंट के ओपनिंग बैलेंस के करंट डेबिट्स व क्रेडिट्स राइट साइड दिखाई देते हैं, यदि वैल्यू के टोटल्स बराबर न हों तो इसका मतलब है कि लैजर एकाउंट्स के बैलेंस की एंट्री अभी पूरी नहीं हुई है या टोटल्स गलत है। ओपनिंग बैलेंस एंटर करने और मॉडिफाई करने के लिए लैजर आल्ट्रेशन की मदद ले सकते हैं। सभी लैजर एकाउंट्स के ओपनिंग बैलेंस सही तरीके से एंटर होने पर ही किसी एकाउंट्स के डेबिट टोटल्स समान होते हैं।
एकाउंट लैजर का डिस्प्ले : Accounts Info > Ledgers > Display सिलेक्ट करें।
लैजर की सूची प्राप्त करने के लिए लैजर मेन्यू पर सिंगल लैजर से डिस्प्ले सिलेक्ट करें। इसमें आप केवल दर्ज किए गए डिटेल्स को डिस्प्ले करने के लिए लैजर सिलेक्ट कर सकते हैं।
लैजर का आल्ट्रेशन और डिलीशन : किसी भी लैजर एकाउंट को मॉडिफाई या डिलीट करने के लि Accounts Info>Ledgers> Alter सिलेक्ट करें।
लैजर मेन्यू पर किसी भी डेटा को आल्टर या डिलीट करने के लिए लैजर सूची से लैजर सिलेक्ट करें। आल्ट्रेशन स्क्रीन लैजर भी क्रिएशन स्क्रीन के ही समान होता है।
एकाउंट लैजर का आल्ट्रेशन : डेटा मॉडिफाई और चेंज करने के लिए फील्ड को प्रेस करें।
एकाउंट लैजर का डिलीशन : डिलीशन निश्चित करने के लिए Alt D दबाएँ तथा Yes पर क्लिक करें। यदि आपने लैजर एकाउंट के ट्रांजेक्शन के लिए कोई वाउचर एंटर किया है तो आप लैजर डिलीट नहीं कर सकते।