microsoft access in hindi | माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या होता है परिभाषा किसे कहते है ms access Toolbar

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या होता है परिभाषा किसे कहते है microsoft access in hindi ms access Toolbar ?

Acces का परिचय
डेटाबेस बनाना
जब हम Acces को लोड करते हैं तब स्क्रीन पर Microsoft Acces का डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। यदि आप कोई नया डेटाबेस बनाना चाहते हैं तो इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. Blank Acces Databsae विकल्प पर क्लिक करें।
2. माउस द्वारा OK बटन पर क्लिक करने पर New Databsae का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
3.Save in के आगेवाले बॉक्स में उस ड्राइव और फोल्डर को चुनें, जिसमें नया डेटाबेस रखना चाहते हैं।
4. File name विकल्प पर डेटाबेस को Save करने के लिए एक फाइल का नाम टाइप करें।
5. Create पर click करने पर नया डेटाबेस बनकर स्क्रीन पर दिखाई देता है।
Table बनाना
यदि आप डेटा स्टोर करने के लिए नई Table बनाना चाहते हैं तो इसके लिए
1. Data Window की स्क्रीन पर क्लिक करके New पर क्लिक करने पर New Table का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
2. Datsaeet View पर क्लिक करें।
3. OK बटन दबाने पर नई Table इस प्रकार बनकर स्क्रीन पर आ जाती है
Toolbar का परिचय
स्क्रीन पर वह पट्टी जिसमें भिन्न-भिन्न प्रकार के बटन होते हैं, Toolbar कहलाती है।  Acces में काम करने के लिए Toolbar एक महत्त्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
टूलबार में प्रत्येक टूल एक विशेष प्रकार के चिह्न के रूप में प्रदर्शित होकर किए जानेवाले कार्यों का संकेत करता है। अपनी आवश्यकतानुसार किसी भी बटन को दबाकर अपना काम बड़ी आसानी से कर सकते हैं। एक ही टूल एक जैसे अनेक कार्य करने की सुविधा प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, table datsaeet टूल की सहायता से निम्न कार्य बड़ी आसानी से किए जा सकते हैं
1. Copy और paste करना। – 5. Acces में Help का प्रयोग करना।
2. Cut और paste करना। – 6. डॉक्यूमेंट को Save करना।
3. Print Preview का प्रयोग करना। – 7. डॉक्यूमेंट को Print करना।
4. भिन्न-भिन्न view में बदलना।
इस तरह के सभी काम हम केवल एक बटन दबाकर ही कर सकते हैं।
Toolbar में Button जोड़ना
Acces को लोड करने पर जो बटन उसकी default (पूर्व निर्धारित) सेटिंग के अनुसार दिखाई देते हैं, वे संख्या में बहुत कम होते हैं। Acces को अपनी आवश्यकतानुसार प्रयोग करने के लिए अपनी पसंद का बटन Toolbar में जोड़ भी सकते हैं। पहले यह देख लेना चाहिए कि जिस toolbar में बटन add करना चाहते हैं, वह highlighted है अथवा नहीं। यदि यह बटन highlighted नहीं है तो पहले उसे highlight करके निम्न स्टेप लें
1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करने पर स्क्रीन पर कुछ विकल्प दिखाई देते हैं
2. उपर्युक्त स्क्रीन पर Customçe विकल्प पर क्लिक करने पर Customçe का डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
3. अब जिस Toolbar को add करना चाहते हैं, उस विकल्प पर डबल क्लिक करने पर उस Toolbar के टूल Toolbar में  Add हो जाते हैं।
4. यदि आप कोई नया Toolbar बनाना चाहते हैं तो इसके लिए New विकल्प पर माउस द्वारा क्लिक करते हैं, फलतः New Toolbar का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
5. उपर्युक्त बॉक्स में Toolbar name विकल्प में उस नाम को टाइप करें जिस नाम से नया Toolbar बनाना चाहते हैं, फिर OK बटन पर क्लिक करें। इस प्रकार बनाया गया नया Toolbar Customçe बॉक्स में Add हो जाता है।
6. अब Close बटन पर क्लिक करके इस डायलॉग बॉक्स को बंद कर दें।
Toolbar से बटन हटाना
Toolbar में अनेक बटन एक-दूसरे के बहुत समीप होते हैं। यदि अनावश्यक बटनों को हटा दें तो टूलबार पर बटनों के बीच की दूरी बढ़ जाएगी, जिससे अन्य बटनों को आसानी से सिलेक्ट किया जा सकता है। टूलबार से बटन हटाने की विधि निम्न प्रकार है
1. Toolbar पर माउस का दायाँ बटन क्लिक करके Customçe विकल्प पर क्लिक करें।
2. अब उस विकल्प पर माउस द्वारा डबल क्लिक करें, जिसके ज्ववस बटन Toolbar से हटाना चाहते हैं। इस प्रकार उस विकल्प से टूल बटन हट जाते हैं।
3. अब Close बटन दबा दें।
पहले बनाए गए डेटाबेस को कैसे खोलें?
यदि हम  Acces में एक बार डेटाबेस फाइल बना चुके हैं तो उसे कभी भी दोबारा खोलकर प्रयोग कर सकते हैं। इस फाइल को खोलकर जब चाहें, नए रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं और पुराने रिकॉर्ड्स मिटा सकते हैं तथा रिकॉर्ड्स में भिन्न-भिन्न प्रकार के बदलाव (Editing) कर सकते हैं। जब कंप्यूटर पर Acces को लोड करते हैं तो निम्न स्क्रीन दिखाई देती है
1. उपर्युक्त स्क्रीन पर Opening eXisting file विकल्प पर क्लिक करें।
2. उस डेटाबेस फाइल पर क्लिक करें जिसे Open करना चाहते हैं।
3. ok बटन पर क्लिक करने पर वह डेटाबेस फाइल Open हो जाती
4. पहले बनाई गई वह फाइल जिसे खोलना चाहते हैं, उसे क्लिक करें।
5. ok बटन पर क्लिक करने पर वह फाइल इस प्रकार स्क्रीन पर खुल जाती है
डेटाबेस Window का प्रयोग
Acces में जब हम नया डेटाबेस create करते हैं अथवा पहले तैयार किया गया डेटाबेस खोलते हैं तो स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है
सक्रिय डेटाबेस के लिए डेटाबेस window एक कमांड सेंटर का काम करती है, जो जंइसमे,queries, forms और रिपोर्ट्स को प्रयोग करने में सहायता करता है।
Table Wçard द्वारा टेबल बनाना
जब हम Table Wçard द्वारा कोई table बनाना चाहते हैं तो पहले Databsae Window पर निम्न स्टेप लेते हैं
1. Tables विकल्प पर क्लिक करके Create table by using wçard विकल्प पर क्लिक करें।
2. New विकल्प पर क्लिक करने पर New Table का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
3. Table Wçard को क्लिक करें।
4. ok बटन पर क्लिक करने पर Table Wçard का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है। अब Acces कंप्यूटर में Table Wçard को Launch करने लगता है।
5. Business या Personal किसी एक Category को चुनें।
6. माउस द्वारा किसी एक Sample table पर क्लिक करें।
7. जिस फील्ड को प्रयोग करना है, उस पर डबल क्लिक करें।
8. Next बटन पर क्लिक करें।
9. अब अपनी ज्ंइसम को एक नया नाम दे दें।
10. Set a primary key mysefl पर क्लिक करें।
11. Next बटन पर क्लिक करें।
12. यदि इस टेबल को किसी दूसरी टेबल के साथ जोड़ना चाहते हैं तो Relationsip बटन पर क्लिक करें।
13. ओके बटन पर क्लिक करें।
14. नेक्स्ट बटन दबाने पर एक डायलॉग स्क्रीन पर आ जाता है।
15. अपनी आवश्यकतानुसार विकल्प चुनें।
16. Finish बटन पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर नई Table बन जाती है।
Table Wçard द्वारा Table Create करने की तैयारी पूरी हो जाती है। इसके बाद डेटा enter करना होता है। यह दो प्रकार से करते हैं
1. Table में डायरेक्ट डेटा enter करके।
2. Wçard द्वारा बनाए गए फॉरमैट में डेटा enter करके। New Table और Table Wçard दोनों विकल्पों के भिन्न-भिन्न महत्त्व हैं। हम जो चाहें वह विकल्प चुन सकते हैं। यदि हम बहुत तेज गति से डेटा enter करना चाहते हैं तो Table Wçard वाली विधि ठीक रहती है।
3. अब स्क्रीन पर उपस्थित दूसरे विकल्प को क्लिक करें।
4. Finish बटन पर क्लिक करें।
इसके बाद Acces द्वारा निम्न प्रकार की स्क्रीन प्रदर्शित की जाती है। डेटा enter करने का काम शुरू कर सकते हैं
Design और Dataseet का प्रदर्शन
Datsaeet View में डेटा को एक grid structure की तरह दिखाया जाता है, यद्यपि Design View में एक समय में स्क्रीन पर एक ही रिकॉर्ड दिखाया जाता है।
मान लीजिए कि आप एक प्रकार का View बदलकर दूसरी तरह का View स्क्रीन पर प्रदर्शित करना चाहते हैं तो View विकल्प पर क्लिक करें। यह बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देगा
अब आप जिस डेटाबेस का View बदलना चाहते हैं, माउस द्वारा उस विकल्प पर क्लिक करें।
डेटाबेस में Move करना
Acces में बनाए गए डेटाबेस में हम बहुत आसानी से एक स्थान से दूसरे स्थान पर मूव कर सकते हैं। डेटाशीट में स्क्रीन के View का कोई प्रभाव नहीं पड़ता। अतः हम चाहे Form View में काम करें या Datsaeet View में, मूवमेंट की विधि में कोई अंतर नहीं होता है।
डेटाबेस में मूव करने के लिए Record gauge का प्रयोग किया जाता है। अपने कर्सर को Record gauge में ले जाने के लिए की-बोर्ड पर F5 key का प्रयोग करते हैं। इसके बाद आवश्यकता के अनुसार किसी एक बटन को दबाते हैं।
1. पहले रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे।
2. एक रिकॉर्ड पीछे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाएँगे।
3. एक रिकॉर्ड आगे जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं।
4. अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए स्क्रोल बार में बटन दबाते हैं।
बटन द्वारा अंतिम रिकॉर्ड पर पहुँचकर एक blank रिकॉर्ड प्राप्त करते है।
स्क्रोल बार कैसे प्रयोग करें?
Acces में काम करते समय जब हम Datsaeet View में होते हैं, तब अपनी Datsaeet को दाएं-बाएँ या ऊपर-नीचे खिसकाकर देखने के लिए स्क्रोल बार का प्रयोग करते हैं। Horçontal scroll बार द्वारा डेटाशीट को दाएँ या बाएँ खिसकाते हैं और Vertical scroll बार द्वारा ऊपर-नीचे खिसका सकते हैं।
यदि हम  Form View में काम कर रहे हैं तो scrollbar द्वारा current record के वे भाग भी देख सकते हैं, जो स्क्रीन के दाएँ या बाएँ छिपे हुए हैं और दिखाई नहीं दे रहे।

रिकॉर्ड Insert करना
डेटाबेस तैयार करने के बाद कई बार कुछ नए रिकॉर्ड्स जोड़ने की आवश्यकता होती है। नए रिकॉर्ड्स को जोड़कर अपने डेटाबेस को upto&date रख सकते हैं। डेटाबेस में रिकॉर्ड्स बढ़ाने की दो विधियाँ हैं
1. Menu द्वारा insert करना।
2. Toolbar द्वारा insert करना।
Menu विधि
Menu विधि द्वारा रिकॉर्ड insert करने के लिए Datsaeet या Form view पर उपलब्ध प्देमतज विकल्प को चुनें और फिर उसके मेन्यू को pull down करें।
मेन्यू में दिखाए गए विकल्पों में से Records विकल्प पर क्लिक करने पर नया रिकॉर्ड insert हो जाता है।
यह बात ध्यान देने योग्य है कि जब कोई नया रिकॉर्ड insert करते हैं तो ।बबमे कर्सर को insert किए गए नए Record पर रख देता है।
रिकॉर्ड को Delete करना
ऐसे रिकॉर्ड्स, जो डेटाबेस में अनावश्यक रूप से स्थान घेर रहे हैं, उन्हें मिटाकर डिस्क पर घिरा स्थान बच जाता है। विधि निम्न प्रकार है
1. वह रिकॉर्ड, जिसे delete करना चाहते हैं, उसे सिलेक्ट करें।
2. Edit पर क्लिक करें।
3. स्क्रीन पर दिखाए गए विकल्पों में से Delete विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर एक मैसेज दिखाई देता है, जिसमें  Acces रिकॉर्ड को Delete करने की अनुमति माँगता है। यदि रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और यदि Delete नहीं करना चाहते तो No बटन पर क्लिक करें।
4. Yes बटन पर क्लिक करने पर वह रिकॉर्ड Delete हो जाता है।
एक साथ अनेक रिकॉईस मिटाना
Acces में तैयार किए गए डेटाबेस में एक साथ अनेक रिकॉर्ड्स Delete भी कर सकते हैं। विधि इस प्रकार है
1. उन सभी रिकॉईस को एक साथ सिलेक्ट कर लें जिन्हें delete करना चाहते हैं। इसके लिए पहले उस समूह के ऊपरवाले रिकॉर्ड पर पॉइंटर रखें, जिस समूह को delete करना चाहते हैं।
2. इसके बाद Sift को दबाते हुए उस समूह के अंतिम रिकॉर्ड पर क्लिक करें।
3. Edit मेन्यू पर क्लिक करके उसे pull down करें।
4. Delete विकल्प पर क्लिक करें। रिकॉर्ड के delete होने से पहले Acces द्वारा चेतावनी दी जाती है
5. यदि आप रिकॉर्ड को Delete करना चाहते हैं तो Yes बटन पर और यदि Delete नहीं करना चाहते हैं तो No बटन पर क्लिक करें।

Acces डेटाबेस में
एडवांस हैंडलिंग
डेटा को Search करना
Acces में text को हम active डेटाबेस में ढूँढ़ सकते हैं। इस कार्य द्वारा हमें निम्न सुविधाएँ मिलती हैं
सभी फील्ड्स में प्रत्येक रिकॉर्ड को Search करना।
Search को प्रत्येक रिकॉर्ड की किसी विशिष्ट फील्ड के लिए सीमित करना।
किसी स्थान से आगे या पीछे Search करना या Search को प्रत्येक रिकॉर्ड की किसी विशिष्ट फील्ड के लिए सीमित करना।
Exact matching ढूँढ़ने के लिए सेटिंग करना।
Field sections के लिए search को सीमित करना।
यदि आप ऐसे डेटा को ढूँढ़ना चाहते हैं, जो स्क्रीन पर दिखाई नहीं दे रहा है तो इसके लिए आप निम्न स्टेप लेते हैं
1. Edit मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Find विकल्प पर क्लिक करने पर Find and Replace का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
3. Find What में वह डेटा टाइप करें जिसे ढूँढ़ना चाहते हैं।
4. विशिष्ट बेंम के अनुसार search के लिए Match Csae पर क्लिक करें।
5. Search वाले बॉक्स में वह विकल्प चुनें जिस दिशा में हम search करना चाहते हैं।
6. Field section को चुनने के लिए Match पर क्लिक करें।
7. Search पद में current field को अपनी आवश्यकता के अनुसार ऑन अथवा ऑफ कर सकते हैं।

8. Find Next पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर वह text सिलेक्ट हो जाता है जिस text को आप ढूँढ़ रहे थे।
डेटा को Replace करना
Acces में बनाई गई डेटाशीट में यदि हमने कोई डेटा गलत टाइप कर दिया है और वह गलती कई बार दोहराई गई हो तो कमांड द्वारा एक ही बार में टाइप किए गए सभी स्थानों पर गलत डेटा को सही डेटा में बदल सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. Edit मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Replace विकल्प को चुनने पर Find and Replace का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
3. Find What वाले बॉक्स में वह डेटा टाइप करें जिसे ढूँढ़कर बदलना चाहते हैं।
4. Replace With वाले बॉक्स में वह डेटा टाइप करें जो पुराने डेटा के स्थान पर लाना चाहते हैं।
5. Match Csae पर क्लिक करें और Search Csae को specify करें। इसमें हमें यह सुविधा मिलती है कि यदि हम चाहें तो केवल उस डेटा को ही replace कर सकते हैं, जिसके अक्षरों में capital और small letters का प्रयोग हमारे द्वारा टाइप किए गए डेटा के हू-ब-हू होता है।
6. Match पर क्लिक करके अपनी आवश्यकता के अनुसार विकल्प को चुनें।
7. Search में  current field को अपनी आवश्यकतानुसार All, Up या Down पर क्लिक कर सकते हैं।
8. Replace बटन पर क्लिक करने पर पुराना डेटा नए डेटा में परिवर्तित हो जाता है।
9. यदि आप चाहते हैं कि फाइल में प्रत्येक जगह जहाँ भी यह डेटा मिले, उसे नए डेटा से बदल दिया जाए तो Replace All विकल्प चुनें।
10. Cancel बटन दबाकर अपनी डेटाशीट पर वापस आ जाएँ।
रिकॉर्ड्स का क्रम बदलना
डेटाशीट में रखे गए रिकॉर्ड्स यदि हमने क्रमवार भी रखे हैं तो भी नया डेटा इनपुट करके डेटाबेस को up&to&date करते हैं तो उनका क्रम अव्यवस्थित हो जाता है। रिकॉर्ड्स का क्रम व्यवस्थित करने के लिए कई प्रकार के आधार माने जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड्स को वर्णमाला के बढ़ते क्रम (A–z) या घटते क्रम (j~–A)के रूप में व्यवस्थित कर सकते हैं अथवा संख्या के बढ़ते क्रम (0…7) या घटते क्रम(7…0) में भी व्यवस्थित कर सकते हैं। डेटा को क्रम में व्यवस्थित करने के लिए उन्हें sort करना पड़ता है। यह कार्य निम्न विधि से करते हैं
1. चाहे हम Datsaeet View में हों अथवा Form View में, पहले उस field पर क्लिक करें, जिसके आधार पर sorting करना चाहते हैं।
2.  Record मेन्यू पर क्लिक करें।
3. अब माउस पॉइंटर को Sort विकल्प पर ले जाएँ। Sort विकल्प में दो विकल्प Sort Ascending या Sort Descending दिखाई देते हैं। दोनों विकल्पों में से आप जिस Order में भी सेट करना चाहते हैं, उस विकल्प पर क्लिक करें।
उपर्युक्त कार्य के बाद हमें अपने रिकॉर्ड्स नए क्रम में बदले हुए मिलते हैं।
डेटा को Filter करना
Filter का प्रयोग भी डेटाबेस को किसी criteria के आधार पर पुनर्व्यवस्थित करने के लिए होता है। यह कमांड Sort की अपेक्षा अधिक प्रभावी ढंग से कार्य करती है। Filter कमांड का प्रयोग करने के लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. सबसे पहले उस Field को सिलेक्ट करें जिसके आधार पर रिकॉर्ड को पुनर्व्यवस्थित करना चाहते हैं।
2. Record के विकल्प पर क्लिक करके माउस पॉइंटर को Filter विकल्प पर ले जाएँ और Filter by Form विकल्प पर क्लिक करें। इससे डेटा Filter हो जाता है।
फिल्टर को Save करना
फिल्टर का प्रभाव हम जब चाहें, समाप्त कर सकते हैं। विधि निम्न प्रकार है
1. Ctrl + F4 ‘की‘ को एक साथ दबाएँ।
2. Record मेन्यू को pull down करके Remove Filter/Sort विकल्प पर क्लिक करें।
Column को Insert करना
यदि आप Table में Column Insert करना चाहते हैं तो इसके लिए आप निम्न स्टेप लेते हैं
1. माउस पॉइंटर को उस Column पर ले जाएं, जिस Column से पहले Column Insert करना चाहते है और माउस द्वारा Insert पर क्लिक करें।
2. Column विकल्प पर क्लिक करने पर क्लिक किए गए Column से पहले Column Insert
हो जाता है।
Column को Delete करना
यदि आप टेबल में किसी Column को Delete करना चाहते हैं तो इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. जिस Column को Delete करना चाहते हैं, उस Column के हेडिंग पर माउस का Right बटन क्लिक करने पर स्क्रीन पर कुछ विकल्प दिखाई देते हैं
2. स्क्रीन पर दिखाए गए विकल्पों में से Delete Column विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर एक बॉक्स दिखाई देता है
3. Yes विकल्प पर क्लिक करने पर सिलेक्ट किया गया Columm Delete हो जाएगा।
Column का नाम कैसे बदलें?
यदि आप किसी Column का नाम बदलना चाहते हैं तो इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. जिस Column का नाम बदलना है, उस Column के हेडिंग पर माउस का Right बटन क्लिक करें। इससे स्क्रीन पर कुछ विकल्प दिखाई देते हैं
2. स्क्रीन पर दिखाए गए विकल्पों में से Rename Column विकल्प पर क्लिक करने पर Column हेडिंग सिलेक्ट हो जाएगी।
3. अब column के लिए नया नाम टाइप करके column हेडिंग बदल सकते हैं।
Filter को सेव कैसे करें?
यदि हम filter का प्रयोग करने के बाद उसके डायलॉग बॉक्स को close कर दे तो उसका प्रभाव समाप्त हो जाता है। इस प्रभाव को तो यदि हम पुनः देखना चाहते हैं तो filter को save करना होता है filter को save करने की विधि निम्न प्रकार है।
1. यदि filter डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर है तो file मेनू पर क्लिक करें ।
2. Query Name फिल्टर को फाइल के रूप में डिक्स पर स्टोर करने के लिए नाम टाइप करें।ं
3. व बटन पर क्लिक करने पर फिल्टर फाइल डिक्स पर स्टोर हो जाती हैं।
Save किए गए Filter को Open करना
Filter को एक बार डिक्स में save करने के बाद open करके कभी भी प्रयोग कर सकते हैं। पहले save किए गए फिल्टर को open करने के लिए नियम स्टेप लेते हैं
1. Databsae window के डायलॉग बॉक्स में queries विकल्प पर क्लिक करें।
2. अब जिस quiries फाइल को open करना चाहते हैं उस पर डबल क्लिक करने से फाइल open हो जाती है।

Acces में रिपोर्ट डिजाइनिंग
Acces में रिपोर्ट्स को सुंदर ढंग से प्रस्तुत करने के लिए हमें अपने डेटाबेस को व्यवस्थित ढंग से arrange करने और layout को आकर्षक बनाने की आवश्यकता होती है। जब हम रिपोर्ट को view या create करते हैं तो निम्न प्रकार की सुविधाएं प्राप्त होती है
layout को हम अधिक प्रभावी ढंग से प्रस्तुत कर सकते हैं। रिपोर्ट तैयार करने से पहले हमें निम्न कार्य करने होते है
1. पूरे डेटाबेस को चेक करते हैं और current tables, form और queries की संख्याए देख लेते हैं।
2. याद देख लेना चाहिए कि डेटाबेस में वह कौन सा componet है, जो डाटा को represent करता है। यह भी देख लेना चाहिए कि वह सारा data जिसे रिपोर्ट में सम्मिलित करना चाहते हैं, डेटाशीट में enter हो चुका है या नहीं। यदि कोई कमी है तो उसे पूरा कर लें।
3. यदि हम डाटा इनपुट करने के साथ-साथ view करना चाहते हैं तब form का उपयोग करना उचित रहता है।
रिपोर्ट create करना
Acces में डाटा शीट तैयार करने के बाद रिपोर्ट तैयार करने के लिए निम्न में से किसी एक विधि का प्रयोग किया जा सकता है
Report wçard द्वारा रिपोर्ट तैयार करना
Report wçard में हमें तीन विकल्प मिलते हैं, जो इस प्रकार है
Column Auto Report
इस विकल्प की सहायता से प्रथम कॉलम में चुने गए table की साधारण रिपोर्ट बड़ी शीघ्रता से तैयार की जा सकती है।
Tabular Auto Report
इस विकल्प पर चयन हम तब करते हैं जब table फॉर्मेट में चुने गए डेटाबेस की सामान्य रिपोर्ट automatically और शीघ्रता से तैयार करना चाहते हैं
Report Wçard
इस विकल्प का प्रयोग करके हम अपनी चुनी गई table और field को पूरी शुद्धता (accuracy) के साथ तैयार कर सकते हैं।
यदि हम सुविधापूर्वक और शीघ्रता से रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं तो auto report को चुनते हैं, परंतु यदि हम अपने मनचाहे ढंग से सेटिंग करके रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं तो Report Wçard का प्रयोग करते हैं
Auto Report द्वारा रिपोर्ट बनाना
यदि आप Auto Report द्वारा कोई रिपोर्ट बनाना चाहते हैं तो इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. सबसे पहले databsae window की स्क्रीन पर report पर क्लिक करके create report पद design view पर क्लिक करें।
2. New विकल्प पर क्लिक करने पर new report का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
3. choose the table or query were the objesct data comes from के बॉक्स पर क्लिक करके उस डाटा फाइल को चुनें, जिसके आधार पर auto report बनाना चाहते हैं।
4. ok बटन पर क्लिक करने पर report फाइल बन जाती है।
Report Wçard द्वारा निपोर्ट बनाना
यदि आप report wçard द्वारा रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं तो इसके लिए निन्न स्टेप लेते है।
1. सबसे पहले databsae window की स्की्रन पर report पर क्लिक करके create report by using wçard पर क्लिक करें।
2. New विकल्प पर क्लिक करने पर new report का डायलॉग बॉक्स स्की्रन पर आ जाता ळें
3. report wçard विकल्प पर क्लिक करें।
4. choose the table or query were the objesct data comes from के बॉक्स पर क्लिक करके उस डेटा फाइल को चनें,जिसके आधार पर report बनाना चाहते है।
5. ok बटन पर क्लिक करने पर Report Wçard का डायलॉग बॉक्स स्की्रन पर आ जाता ळें
6. उपर्युक्त स्क्रीन पर क्लिक करके उन फील्डस को सिलेक्ट करें,जिनके आधार पर report बनाना चाहते हैं।
7. new बटन पर क्लिक करे।
8. उपर्युक्त स्क्रीन पर r बटन पर क्लिक करके groups को सिलेक्ट करें।
9. अब next बटन पर क्लिक करें।
10. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में रिकॉडस की 2 फील्ड्स को क्रम में व्यवस्थित करने के लिए option चनें। इसके लिए प्रत्येक फील्ड के पुल डाउन बटन को क्लिक करके विकल्प चुनें।
11. बॉक्स नंबर 1 पर क्लिक करें और next बटन को दबाएॅ।
12. layout के विकल्पों में से किसी एक का चयन करें, जिसमें आप report wçard तैयार करना चाहते हैं।
13. Orientateon में किसी एक विकल्प को चुनें।
14. next बटन पर क्लिक करें।
15. रिर्पोट के लिए कोई एक स्टाइल चुनें।
16. next बटन पर क्लिक करें।
17. wat title do you want for ypur report ? पर किसी फाइल का नाम टाइप करें।
18. preview the report को सिलेक्ट करें।
19. finish बटन पर क्लिक करने पर रिपोर्ट तैयार होकर स्क्रीन पर आ जाती हैं।
ग्राफ बनाना
Acces मे chart wçard की सुविधा मिलती है, जिसके द्वारा डेटाषीट में डेटा को आधार बनाकर ग्राफ के रूप में प्रदर्षित कर सकते हैं। ग्राफ तैयार करने के दो विधियॉ है
1. Scratch द्वारा ग्राफ बनाना ।
2. existing form या report से ग्राफ बनाना।
इन दोनों में पहलें विधी तेज और सुविधाजनक हैं।
Scratch द्वारा ग्राफ बनाना
Scratch द्वारा ग्राफ बनाने के लिए हम acces dh databsae window पर निम्न स्टेप लेते हैं
1. form या report पर क्ल्कि करके create report by using wçard पर क्लिक करें।
2. New बटन पर क्लिक करने पर new report का डायलॉग बॉक्स स्की्रन पर दिखाई देता हैं
3. Chart wçad पर क्लिक करें।
4. choose the table or query were the objesct data comes from के बॉक्स पर क्लिक करके उस डेटा फाइल को चुनें, जिसके आधार पर chart बनाना चाहते है
5. ok पर क्लिक करने पर chart wçard का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है
6. उपर्युक्त स्क्रीन क्लिक करके उन फील्ड्स को सिलेक्ट करें, जिनके आधार पर chart बनाना है।
7. next बटन पर क्लिक करें।
8. chart के उस टाइप को सिलेक्ट जिस टाइप में chart बनाना चाहते हैं।
9. next बटन पर क्लिक करें।
10. चुना गया chart स्क्रीन पर किस प्रकार दिखाई देगा, इसके लिए preview विकल्प करने पर sample preview का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देगा, जिसमें चुने गए chart का sample दिखाया जाता ळें
11. इस डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए close विकल्प पर क्लिक करें।
12. next बटन पर क्लिक करें।
13.wat title do you want for your report ? पर कोई फाइल नेम टाइप करें।
14. Yes Display A Legend पर क्लिक करें।
15. finish बटन पर क्लिक करने पर रिपोर्ट तैयार होकर स्क्रीन पर आ जाती हैं।
डेटा को print करना
Acces में डेटाबेस को printer द्वारा कागज पर print करने के लिए निम्न स्टेप लेते है
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Print विकल्प पर क्लिक करने पर print का डायलॉग बॉक्स पर प्रदर्षित हो जाता है।
3. Name विकल्प पर उस printer को चुनें, जिस printer पर फाइल को print करना चाहते हैं।
4. यदि सारे पेजों का print निकालना चाहते हैं, तब print range विकल्प के all पर और यदि किन्ही पेजों को print करना चाहते हैं तो page from% व to% मे उन पेजों की संख्या टाइप करें।
5. Copies विकल्प पर पेजों की जितनी कॉपी चाहिए, वह संख्या टाइप करें।
6. Properties विकल्प पर क्लिक करने पर properties का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता हैं।
7. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में पेज का sçe, orientation व source सेट करें।
8. Graphics विकल्प पर क्लिक करने पर graphics का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
9. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में पेज का resolution, dithering, intensity व graphics, mode विकल्पों की सेटिंग करें।
10. ok बटन दबाने पर printing आरंभ हो जाती है।
Acces से बाहर निकलना
यदि आप acces को बंद करके बाहर आना चाहते है तो इसके लिए
1. File पर क्लिक करें।
2. Exit विकल्प पर क्लिक करने पर फाइल save हो जाती है और  Acces बंद हो जाता हैं।