संचार और सहयोग : परिचय communication and collaboration computer notes in hindi

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communication and collaboration computer notes in hindi , संचार और सहयोग : परिचय क्या है ?

अध्याय-7 

संचार और सहयोगः परिचयः 

संचारः 

संवाद कर ने के लिए मानव होने का सार है। संचार वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संदेश या सूचना को प्रेषक से रिसीवर तक पहुंचाया जाता है। संचार आंतरिक हो सकता है यानी जब संचार किसी व्यवसाय के कर्मचारियों के बीच होता है। संचार बाहरी भी हो सकता है क्योंकि किसी व्यवसाय को व्यवसाय के बाहर के लोगों या संगठनों के साथ संवाद करने की आवश्यकता होगी।

संचार एक व्यवसाय में शामिल सभी अलग-अलग गतिविधियों को जोड़ता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी कर्मचारी एक ही लक्ष्य के लिए काम कर रहे हैं और यह जानते हैं कि उन्हें क्या करना चाहिए और कब तक। इसलिए प्रभावी संचार एक व्यवसाय की सफलता के लिए मौलिक है।

प्रभावी संचार हमेशा एक दो-तरफा प्रक्रिया होती है और प्रभावी संचार के बिना, सच्चा सहयोग असंभव है. दोनों हाथ से चलते हैं। एक इंटरनेट कनेक्शन के साथ आप दुनिया भर में अपने दोस्तों, टीम के सदस्यों और व्यापार भागीदारों के साथ संवाद और सहयोग कर सकते हैं।

सहयोग 

भौगोलिक रूप से दूर के लोगों के बीच सहयोग की सुविधा के लिए इंटरनेट को अक्सर एक उत्कृष्ट उपकरण के रूप में देखा जाता है। इस तरह का सहयोग वैज्ञानिक अनुसंधान, सॉफ्टवेयर विकास, सम्मेलन योजना, राजनीतिक सक्रियता और रचनात्मक लेखन सहित कई क्षेत्रों में होता है। इंटरनेट छात्रों को सिखाने के लिए सबसे रोमांचक और प्रभावी तरीकों में से एक प्रदान करता है कि कैसे दुनिया भर के अन्य कक्षाओं के साथ छात्रों की टीमों को जोड़कर संवाद और सहयोग किया जाए।

‘‘दूरसंचार‘‘ का निर्माण छात्रों को एकजुट कर सकता है और उन्हें सहकारी रूप से काम करने के लिए सिखा सकता है। जब एक साथ काम करने वाले छात्र विभिन्न संस्कृतियों, इतिहास और सामाजिक-राजनीतिक मान्यताओं के साथ विभिन्न देशों से होते हैं, तो सहयोगात्मक शिक्षा और भी महत्वपूर्ण हो जाती है।

उद्देश्यः

इलेक्ट्रॉनिक मेल की मूल बातेंः – 

एक इलेक्ट्रॉनिक मेल क्या हैः इलेक्ट्रॉनिक मेल, जिसे अक्सर ईमेल के रूप में संक्षिप्त किया जाता है, ई-मेल या ई-मेल, डिजिटल संदेशों के आदान-प्रदान की एक विधि है, जिसे मुख्य रूप से मानव उपयोग के लिए डिजाइन किया गया है। ई-मेल सिस्टम एक स्टोर-एंड-फॉरवर्ड मॉडल पर आधारित होते हैं जिसमें ई-मेल कंप्यूटर सर्वर सिस्टम उपयोगकर्ताओं की ओर से संदेशों को स्वीकार, अग्रेषित, वितरित और संग्रहीत करता है, जिन्हें केवल ई-मेल बुनियादी ढांचे से कनेक्ट करने की आवश्यकता होती है, आमतौर पर एक ई संदेश भेजने या पुनः प्राप्ति की अवधि के लिए नेटवर्क-सक्षम डिवाइस (जैसे एक व्यक्तिगत कंप्यूटर) के साथ -मेल सर्वर। ईमेल का उपयोग करने के पांच फायदे यहां दिए गए हैंः

1. ईमेल प्रबंधित करना आसान है – आप स्क्रीन पर अपने सभी पत्राचार का प्रबंधन कर सकते हैं और इसलिए अपने ग्राहकों को कर सकते हैं। आपके प्रस्ताव का जवाब दिया जा सकता है, संशोधित किया जा सकता है, संग्रहीत किया जा सकता है और दूसरों को भेजा जा सकता है, बिना कागज के सभी शामिल हैं।

2. ईमेल फास्ट है – मेल आपके कार्यालय से दुनिया में कहीं भी तुरंत वितरित किया जाता है। डिलीवरी का कोई अन्य तरीका यह सेवा प्रदान नहीं कर सकता है। समय पर खरीद और बिक्री के फैसले दिल की धड़कन में किए जा सकते हैं।

3. ईमेल सस्ती है – टेलीफोन कॉल, फैक्स या रात कूरियर सेवा की तुलना में, ईमेल कम खर्चीला है।

4. ईमेल फिल्टर करना आसान है – ईमेल पर विषय पंक्ति संदेशों को प्राथमिकता देना आसान बनाती है। पाठक महत्वपूर्ण पत्राचार को जल्दी से पहचान सकता है और तुरंत इससे निपट सकता है। नियमित मेल के विपरीत जिसे खोलने और समीक्षा करने या वॉइस मेल की आवश्यकता होती है जिसके लिए आपको या तो अपने सभी संदेशों को सुनना या स्कैन करना पड़ता है, जिनके लिए तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

5. ट्रांसमिशन सुरक्षित और विश्वसनीय है – ईमेल संदेशों को प्रेषित करने में सुरक्षा का स्तर बहुत अधिक है और उद्योग लगातार सुरक्षा स्तरों को विकसित करने का प्रयास करता रहता है। ईमेल निजी है। अक्सर टेलीफोन और फैक्स संदेश नहीं होते हैं। यदि पते की जानकारी सही है, तो शायद ही कोई ईमेल भटकता है। फैक्स मशीनें आर्डर या पेपर से बाहर हो सकती हैं और यह एक महत्वपूर्ण संदेश को समय पर वितरित करने से रोकता है।

ईमेल एड्रेसिंगः किसी को मेल भेजने के लिए आपको उसका पता होना चाहिए य मेल पता और आप खुद भी एक मेल पता भी होना चाहिए। और जैसी विभिन्न वेबसाइटें हैं जो मुफ्त ईमेल सुविधा प्रदान कर रही हैं। जब हम क्लिक करते हैं तो मेल पते प्राप्त होते हैं य इन वेबसाइटों के होम पेज में साइन अप विकल्प। इसी तरह अगर कोई आपके मेल पते को जानता है तो वह आपको मेल भेज सकता है। एक ई-मेल पता एक स्थान की पहचान करता है जिससे ई-मेल संदेश वितरित किए जा सकते हैं। आधुनिक इंटरनेट पर एक ई-मेल पता , उदाहरण के लिए , जैसा दिखता है और आमतौर पर ष्उदाहरण डॉट कॉम पर जस्मिथष् के रूप में पढ़ा जाता है। मेल पते संवेदनशील नहीं होते हैं। सभी के लिए मुख्य नियम यह है कि कोई भी दो लोगों का समान पता नहीं हो सकता है।

कुछ अमान्य ई-मेल पतेः – 

(वर्ण  अनुपलब्ध है)

(चरित्र डॉट) (स्थानीय भाग में अंतिम है)

(वर्ण डॉट () दोहरा है)

(केवल एक / को उद्धरण चिह्नों के बाहर अनुमति दी गई है)

(इस उदाहरण में  से पहले वर्गों में से कोई भी उद्धरण चिह्नों के बाहर अनुमत है)

(यूनिफॉर्म रिसोर्स लोकेटर) – नेट पर उपलब्ध संसाधनों की विशाल संख्या की पहचान करने के लिए उपयोग किए जाने वाले पते को कहा जाता है। छम्ज् पर सबसे लोकप्रिय संसाधन दुनिया भर में वेब सर्वर पर संग्रहीत वेब पृष्ठों के कई लाखों हैं। इंटरनेट कनेक्शन और ब्राउजर वाला कोई भी इन पृष्ठों तक पहुंच सकता है। बेशक, आपके लिए एक वेब पेज लाने के लिए, आपके ब्राउजर को यह जानना होगा कि पेज कहां खोजना है। वेब पेजों के स्थान का वर्णन करने के लिए, हम विशेष प्रकार के पते का उपयोग करते हैं जिन्हें कहा जाता है।

जब हम किसी विशेष संसाधन के पते को निर्दिष्ट करने के लिए का उपयोग करते हैं, तो हम कहते हैं कि उस संसाधन के बराबर है। उदाहरण के लिए यहां वह है जो किसी वेब साइट के मुख्य पृष्ठ की ओर इशारा करता है। उदाहरणः 

वेब साइट में कई अलग-अलग वेब पेज शामिल हो सकते हैं और एक पृष्ठ पर एक अंक को सख्ती से बोल सकते हैं। हालाँकि जब कोई वेब साइट के मुख्य पृष्ठ की ओर इशारा करता है, तो हम अक्सर अनौपचारिक रूप से कहते हैं कि साइट को समग्र रूप से इंगित करता है।

ईमेल क्लाइंट कॉन्फिगर करनाः एक ईमेल क्लाइंट, ईमेल रीडर या अधिक औपचारिक रूप से मेल उपयोगकर्ता एजेंट, ईमेल को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला कंप्यूटर प्रोग्राम है। इसके अलावा, संदेश प्रबंधन, संरचना और रिसेप्शन कार्यक्षमता प्रदान करने वाला एक वेब एप्लिकेशन कभी-कभी ईमेल क्लाइंट माना जाता है।

ईमेल क्लाइंट को कॉन्फिगर करना एक आसान काम है। ज्यादातर मेल क्लाइंट्स सिर्फ आपके ईमेल एड्रेस और पासवर्ड में टाइप करते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक्सप्रेस मेल भेजने, भेजने और प्राप्त करने के लिए आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला ईमेल क्लाइंट सॉफ्टवेयर है। प्रयोग को कॉन्फिगर करने के लिए, दिए गए चरणों का पालन करेंः-

1. आउटलुक एक्सप्रेस एक्सप्रेस और उपकरण मेनू पर क्लिक करें। खातों का चयन करें।

2. ‘‘खाता जोड़ें‘‘ पर क्लिक करें और मेल का चयन करें।

3. अपने सभी के रूप में आप इसे बाहर से आने वाले मेल के ‘‘सेः‘‘ क्षेत्र में प्रकट करना चाहते हैं।

4. उस ईमेल पते पर जाएं, जिसका उपयोग अन्य लोग आपको ईमेल संदेश भेजने के लिए करेंगे।

5. आने वाले मेल सर्वर ( सर्वर)ः .

आउटगोइंग मेल सर्वर (सर्वर)ः . 

पोर्ट को 25 या 2525 पर सेट करें।

6. उपयोगकर्ताः पूर्ण ई-मेल खाते का उपयोग करें। उदाहरणः आप के बजाय

7. क्लिक करें समाप्त करें।

8. अब नए बने खाते पर एक बार क्लिक करें, और गुण चुनें। सर्वर टैब पर जाएं और ‘‘मेरे सर्वर को प्रमाणीकरण की आवश्यकता है‘‘ जांचें।

यदि आप चाहते हैं कि संदेश सर्वर पर रखे जाएं, तो ‘‘उन्नत टैब‘‘ चुनें और ‘‘सर्वर पर संदेशों की एक प्रति छोड़ें‘‘ की जाँच करें, ठीक क्लिक करें।

ईमेल का उपयोग करनाः

ओपनिंग ईमेल क्लाइंटः ई-मेल भेजने और प्राप्त करने के लिए आउटलुक एक्सप्रेस का उपयोग करने के लिए, आपको एक खाता स्थापित करने की आवश्यकता है। आपके पास एक से अधिक खाते हो सकते हैं। – व्यवसाय के लिए, ऑनलाइन शॉपिंग वगैरह। आपके कंप्यूटर का उपयोग करने वाले प्रत्येक व्यक्ति का अपना एक अलग खाता हो सकता है। आउटलुक एक्सप्रेस सुंदर तरीके से यह सब संभालती है।

आउटलुक एक्सप्रेस को शुरू करने के कई तरीके हैं, लेकिन यहां इसे खोजने और शुरू करने का एक तरीका है।

1. स्टार्ट बटन पर क्लिक करें।

2. सभी कार्यक्रमों की ओर इशारा।

3. पर क्लिक करें।

4. यदि आपसे पूछा जाए कि क्या आप आउटलुक एक्सप्रेस शुरू करने के बाद हर बार स्वचालित रूप से इस विशेष खाते को खोलना चाहते हैं, तो हाँ (यदि आप करते हैं) या नहीं (यदि आप नहीं करते हैं) पर क्लिक करें। यदि आप यह प्रश्न नहीं पूछना चाहते हैं फिर से, ‘‘हमेशा यह चेक करें …‘‘ बॉक्स को चेक करने के लिए क्लिक करें।

5. चेक करें, ‘‘जब आउटलुक एक्सप्रेस शुरू होता है, तो सीधे मेरे इनबॉक्स में जाएं‘‘। आउटलुक एक्सप्रेस सभी इनकमिंग मेल को इनबॉक्स में निर्देशित करता है, इसलिए यह इस शुरुआती पृष्ठ को बायपास करने के लिए समझ में आता है। यदि आपको बाईं ओर फोल्डर और संपर्कों की सूची दिखाई नहीं देती है, तो दृश्य मेनू पर लेआउट पर क्लिक करें। उन्हें जाँचने के लिए संपर्क और फोल्डर सूची पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें।

मेलबॉक्सः इनबॉक्स और आउटबॉक्सः – ईमेल मेलबॉक्स, एक तरह की संदेश कतार को संदर्भित करता है। जैसे-जैसे दिन बीतते जा रहे हैं , आप बहुत सारे संदेश जमा करते जा रहे हैं। आप उन्हें एक संगठित फैशन में आसानी से स्टोर कर सकते हैं। आपका मेल प्रोग्राम फॉल्डर्स का एक सेट बनाता है, जिसमें से प्रत्येक आवश्यक के रूप में कई संदेशों को पकड़ सकता है। यदि आप चाहते हैं कि आप अधिक फोल्डर बना सकें और उनके बीच संदेश स्थानांतरित कर सकें, लेकिन आप पाएंगे कि मानक फोल्डर ठीक काम करेंगे। फोल्डर्स के प्रोग्राम एक प्रोग्राम से दूसरे प्रोग्राम में भिन्न होंगे, लेकिन उनका उपयोग स्पष्ट होना चाहिए। निम्न तालिका दो लोकप्रिय मेल कार्यक्रमों द्वारा उपयोग किए जाने वाले मानक फोल्डरों की एस को दिखाती है।

आउटलुक एक्सप्रेस- इनबॉक्स, आउटबॉक्स, ड्राफ्ट, भेजे गए आइटम, हटाए गए आइटम

मैसेंजर (नेटस्केप) – इनबॉक्स, अनसेंट मैसेज, ड्राफ्ट, सेंट, ट्रैश

इनबॉक्स आपके आने वाले सभी मेल रखता है। इनबॉक्स बिना पढ़े और डाउनलोड किए जाने के बाद भी बिना ईमेल के डिफॉल्ट फोल्डर है।: आउटबॉक्स भेजे जाने के लिए सभी मेल रखता है। आउटबॉक्स उन संदेशों को रखता है जिन्हें आपने बनाया है जो वितरण के लिए तैयार हैं, लेकिन भेजे नहीं गए हैं। संदेश भेजे जाने के बाद, उन्हें भेज दिया जाता हैय भेजे गए फोल्डर। ड्राफ्ट फोल्डर उन संदेशों के लिए एक अस्थायी संग्रहण क्षेत्र है जो आंशिक रूप से टाइप किए गए हैं लेकिन अभी भेजने के लिए तैयार नहीं हैं। उदाहरण के लिए यदि आप कोई संदेश टाइप कर रहे हैं और संदेश समाप्त होने से पहले आपको प्रोग्राम छोड़ना है, तो आप इसे ड्राफ्ट फोल्डर में सहेज सकते हैं। प्रोग्राम से बाहर निकलने पर कुछ मेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से इस फोल्डर में अधूरे संदेशों को सहेजेंगे। यदि आप अपने आने वाले संदेशों को पढ़ते हैं तो आप उन्हें हटाना चाहेंगे। इसी तरह आप अपने भेजे गए फोल्डर से संदेशों को हटाना चाहेंगे। जब आप संदेशों को हटाते हैं तो वे वास्तव में हटाए नहीं जाते हैं वे बस आपके ट्रैश फोल्डर में चले जाते हैं। इससे आपको जरूरत पड़ने पर अपने पुराने संदेशों को देखने का मौका मिलता है। अंततः यद्यपि आपको संदेशों को अपने में हटाना चाहिए, उन्हें स्थायी रूप से हटाने के लिए फोल्डर ट्रैश करें।

नया ई-मेल बनाना और भेजनाः आउटलुक एक्सप्रेस का उपयोग करके ई-मेल भेजनाः-

1. नेविगेशन फलक में मेल बटन पर क्लिक करें (या दबाएं)।

ईमेल इनबॉक्स प्रकट होता है।

2. फाइलझनयाझमेल संदेश चुनें (या दबाएं)।

नया संदेश फॉर्म प्रकट होता है।

3. बॉक्स पर क्लिक करें और जिस व्यक्ति को आप अपना संदेश भेज रहे हैं, उसका ईमेल पता टाइप करें।

आप स्वयं भी बटन पर क्लिक कर सकते हैं, उस व्यक्ति को खोजें, जिसे आप पता पुस्तिका में संदेश भेज रहे हैं और फिर ठीक पर क्लिक करें।

4. टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें और उन लोगों के ईमेल पते टाइप करें, जिन्हें आप अपने संदेश की एक प्रति भेजना चाहते हैं।

यदि आप कई लोगों को संदेश भेज रहे हैं, तो उनके पते अलग करें। आप कॉमा या अर्धविरामों का उपयोग कर सकते हैं।

5. विषय का विषय सब्जेक्ट बॉक्स में टाइप करें।

विषय को संक्षिप्त रखा जाना चाहिए।

6. टेक्स्ट बॉक्स में अपने संदेश का टेक्स्ट टाइप करें।

यदि आप अपने वर्ड प्रोसेसर के रूप में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करते हैं, तो आप वर्ड को अपने ईमेल संपादक के रूप में उपयोग करने के लिए आउटलुक भी सेट कर सकते हैं। आप अपने ईमेल को और अधिक आकर्षक बनाने के लिए फॉर्मेटिंग, ग्राफिक्स, टेबल और वर्ड में उपलब्ध सभी ट्रिक्स शामिल कर सकते हैं।

7. बटन पर क्लिक करें। आपका मेल आउटबॉक्स को भेजा जाता है। यदि आप एक ऑफिस नेटवर्क पर हैं, तो आपका मेल आपके आउटबॉक्स से उस व्यक्ति के इनबॉक्स में चला जाता है, जिसे आप संदेश भेज रहे हैं।

ई-मेल संदेश का जवाब देनाः संदेश का जवाब देना आपके पत्राचार को सरल बनाता है

क्योंकि आपको प्राप्तकर्ता के ई-मेल पते को मैन्युअल रूप से दर्ज नहीं करना है।

अधिकांश लोकप्रिय ई-मेल एप्लिकेशन एक समान प्रक्रिया का पालन करते हैं

1. इसे चुनने या संदेश को खोलने के लिए बंद ई-मेल संदेश पर क्लिक करें।

2. एक्शन मेनू से, रिप्लाई पर क्लिक करें या टूलबार में रिप्लाई पर क्लिक करें।

3. एक नई संदेश विंडो खुलेगी। प्राप्तकर्ता का पता अपने आप फील्ड में दिखाई देगा। विषय वही होगा जो मूल संदेश में होगा और मूल संदेश की सामग्री को आमतौर पर संकेत।

4. संदेश में अपनी नई सामग्री जोड़ें। यदि वांछित है, तो आप मूल संदेश से भाग या सभी सामग्री को हटा सकते हैं।

5. इसके बाद सेंड बटन पर क्लिक करें। विषय

एक ईमेल-संदेश अग्रेषित करनाः जब आप एक ई-मेल अग्रेषित करते हैं, तो आप एक संदेश भेजते हैं जिसे आप किसी और को प्राप्त करते हैं। भेजने से पहले आप अपने संदेश को अग्रेषित संदेश में जोड़ सकते हैं।

कदमः- 

1. उस संदेश का चयन करें या खोलें जिसे आप अग्रेषित करना चाहते हैं।

2. एक्शन मेनू का उपयोग करके, आगे का चयन करें या टूलबार पर फॉरवर्ड पर क्लिक करें। आपको प्राप्त संदेश एक नई संदेश विंडो में दिखाई देगा।

3. विषय क्षेत्र को वैसे ही छोड़ दें जैसे वह है या इसे बदल दें। विषय आमतौर पर ‘‘एफडब्ल्यूः‘‘ से पहले होगा ताकि आपके प्राप्तकर्ता को पता चले कि यह एक अग्रेषित संदेश

4. ई-मेल पते या प्राप्तकर्ताओं के पते टाइप करें।

5. पाठ को संपादित करें या यदि वांछित हो तो नया पाठ जोड़ें।

6. भेजें पर क्लिक करें।

सॉर्टिंग और सचिंग ईमेलः -सॉटिंग ईमेल 

यदि आप आउटलुक के साथ कई पीओपी ईमेल खातों का उपयोग करते हैं, तो जंबल्ड इनबॉक्स के प्रोबेलम हो सकते हैं। इनबॉक्स फोल्डर में सभी नए मेल अंधाधुंध तरीके से वितरित करता है और यह अनुमान लगाना कठिन बनाता है कि कौन सा ईमेल कहां पहुंचा।

आउटलुक की स्थापना करते समय, मेल को अलग-अलग इनबॉक्स में पहुंचाने के लिए, अलग-अलग होते हैं, लेकिन इनबॉक्स को खाते द्वारा (और फिर तारीख तक) आसानी से हल किया जा सकता है।

आउटलुक इनबॉक्स में उन ईमेलों को छाँटने के लिए जिनके द्वारा उन्हें प्राप्त किया गया थाः

1. चयन दृश्य । वर्तमान दृश्य । मेनू से करंट व्यू … कस्टमाइज करें।

2 ऽ सॉर्ट बटन पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि ‘‘ऑल मेल फील्ड्स‘‘ का चयन उस डायलॉग के निचले भाग में ‘‘सेलेक्टेड फिल्ड्स फ्रॉमः‘‘ के तहत होता है।

3 ऽ अब ‘‘ड्रॉप-डाउन मेनू द्वारा आइटम को सॉर्ट करें‘‘ से ‘‘टू अकाउंट‘‘ चुनें। वैकल्पिक रूप से, ‘‘फिर‘‘ फील्ड्स का उपयोग करके आगे छंटाई के लिए मानदंड चुनें।

4 ऽ ओके पर क्लिक करें।

5 ऽ फिर से ओके पर क्लिक करें।

में तेजी से संबंधित ईमेल खोजें

1. आउटलुक में एक संदेश खोलें।

2. 2000 में, क्रियाएँ चुनें । सभी खोजें । संबंधित संदेश।

यह सभी संबंधित संदेशों के साथ एक खोज विंडो लाता है जो आउटलुक को मिल सकता है।

अग्रिम ईमेल विशेषताएंः 

ईमेल द्वारा दस्तावेज भेजनाः वर्ड से सीधे ई-मेल के रूप में एक दस्तावेज भेजें अपने दस्तावेज को सीधे ई-मेल संदेश के रूप में वर्ड से भेजने के लिए, इन चरणों का पालन करेंः

1. यदि आप 2002 या 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो फाइल मेनू का चयन करें, भेजें पर क्लिक करें, फिर डाक प्राप्तकर्ता को संदेश के मुख्य भाग के रूप में भेजने के लिए क्लिक करें।

यदि आप 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो बटन पर क्लिक करें, इंगित करें और फिर ई-मेल पर क्लिक करें।

2. यदि प्रोफाइल प्रोफाइल बॉक्स प्रकट होता है, तो डिफॉल्ट व्नजसववा प्रोफाइल या आपके द्वारा बनाई गई एक अन्य मान्य प्रोफाइल का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें। दस्तावेज में एक ई-मेल हेडर जोड़ता है।

3. प्राप्तकर्ता के ई-मेल को ज्व लाइन पर टाइप करें या अपनी पता पुस्तिका से ई-मेल का चयन करें।

4. विषय पंक्ति पर ई-मेल के लिए एक विषय लिखें।

5. यदि आप दस्तावेज को ई-मेल निकाय के रूप में भेजना चाहते हैं तो एक प्रति भेजें पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, यदि आप दस्तावेज को अनुलग्नक के रूप में भेजना चाहते हैं, तो भेजें पर क्लिक करें।

सक्रिय वर्तनी जाँचः -आप 7 कुंजी दबाकर एक वर्तनी जाँच मैन्युअल रूप से कर सकते हैं या यदि आप इसे लंबा करते हैं, तो ‘‘उपकरण – वर्तनी‘‘ पर क्लिक करें।

नोटः को कंप्यूटर पर काम करने के लिए वर्तनी जाँच के लिए स्थापित किया जाना चाहिए!

आपके द्वारा बनाए गए आउटगोइंग संदेशों में अपनी वर्तनी की जांच करने का सबसे कुशल और प्रभावी तरीका है कि आप अपने सभी ईमेल वर्तनी की जांच कभी भी बिना किसी बटन को दबाए या एक माउस क्लिक किए करें।

ईमेल निकलने से पहले वर्तनी जांच करने का एक तरीका है। बस इन चरणों का पालन करेंः

1. आउटलुक एक्सप्रेस में, टूल्स – हज पर जाएंय विकल्प फिर ‘‘वर्तनी‘‘ टैब पर क्लिक करें

2. ‘‘हमेशा भेजने से पहले वर्तनी की जाँच करें‘‘ बॉक्स की जाँच करें।

3. ‘‘ओके / अप्लाई‘‘ पर क्लिक करें।

वेब-आधारित ईमेल कार्यक्रमों सहित अन्य ईमेल क्लाइंट के पास समान विकल्प हैं।

आउटलुक एक्सप्रेस के लिए वर्तनी परीक्षक, वर्ड या एमएस ऑफिस जैसे अन्य एमएस उत्पादों को स्थापित करने की आवश्यकता के बिना आउटलुक एक्सप्रेस में वर्तनी जाँच का उपयोग करने की क्षमता जोड़ता है

7.4.3 पता पुस्तिका का उपयोग करनाः -आपका ईमेल क्लाइंट ष्एड्रेस बुकष् आपकी संपर्क सूची में ईमेल पते को जोड़ने के लिए जल्दी और बिना किसी त्रुटि के सक्षम बनाता है। आपकी पता पुस्तिका में आपके सभी अक्सर उपयोग किए जाने वाले ईमेल पतों को संग्रहीत किया जाना चाहिए, जिससे आप हर बार ईमेल भेजने के बाद पतों को फिर से टाइप करने के बजाय एक सूची से चयन कर सकें। यह एक संदेश को संबोधित करने का सबसे तेज तरीका है और अधिक महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करती है कि आप कभी भी टाइपिंग की गलती नहीं करेंगे और अपने ईमेल को गलत पते पर भेजेंगे।

यदि संभव हो, तो आपको प्रत्येक पते को एक वैध ईमेल से कॉपी करना चाहिए और जब आप पहली बार एक प्रविष्टि बनाते हैं, तो इसे अपनी पता पुस्तिका में पेस्ट करें, क्योंकि यह तेज है और अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि आप सुनिश्चित करेंगे कि कोई टाइपिंग गलतियां नहीं हैं। यदि पता फॉर्म में ‘‘प्राप्तकर्ता या निक सूची में शामिल करें‘‘ जैसे विकल्प हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए उस विकल्प का चयन करना चाहिए कि पता आपके ईमेल प्रोग्राम में कहीं से भी आपके एड्रेस बुक मेनू पर दिखाई देगा।

यदि ‘‘निक‘‘ या ‘‘शॉर्ट फॉर्म‘‘ जैसे विकल्प हैं, तो पता पुस्तिका से सुविधाजनक पुनर्णाप्ति के लिए आसानी से याद किया गया निर्दिष्ट करें। सबसे अच्छे प्रारूपों में से एक सबसे पहले है, ताकि यह आपकी पता पुस्तिका सूची में वर्णानुक्रम में दिखाई दे। आपका ईमेल प्रोग्राम कितना लचीला है, इसके आधार पर निम्न में से किसी एक फॉर्म को आजमाएं।

स्मिथ, जॉन

स्मिथ-जॉन

आप  और फील्ड्स में पते दर्ज करने के लिए एड्रेस बुक का उपयोग कर सकते हैं। फील्डिंग या, एक सब-विंडो में अपना एड्रेस बुक खोलता है , जिसमें से आप प्राप्तकर्ताओं का चयन कर सकते हैं। जब आप कर रहे हों, तो सम्मिलित किए गए संपर्क सम्मिलित करें पर क्लिक करें।

एक से अधिक लोगों को अपना संदेश भेजें। के बाद अतिरिक्त ईमेल पते जोड़ें और उन्हें अल्पविराम (जैसे  आदि) से अलग करें। ब्लाइंड कार्बन कॉपी है। यदि आप किसी को अपने संदेश की एक प्रति भेजना चाहते हैं और किसी और को यह देखने नहीं देते हैं कि उन्हें एक प्रति मिल रही है , तो  लाइन के ऊपर पर क्लिक करें। प्राप्तकर्ता और संदेश के प्राप्तकर्ता, साथ ही साथ एक-दूसरे के लिए अदृश्य हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक के साथ पर संदेश भेजते हैंः पर, अभिनंदन स्वयं को संदेश के एकमात्र प्राप्तकर्ता के रूप में देखेंगे। जनेदो को भी संदेश मिल जाएगा और वह देखेगा कि आपने संदेश को भेज दिया है और साथ हीः अभिनंदन को भी भेज दिया है।

यहां तक कि श्रेणियां बनाई जा सकती हैं और ऐड संपर्क विकल्प द्वारा श्रेणियों में पते जोड़े जा सकते हैं। फिर उन श्रेणियों का उपयोग करके, कई उपयोगकर्ताओं को मेल भेजे जा सकते हैं। मेल विकल्पों पर क्लिक करके श्रेणियों को संपादित किया जा सकता है।

अटैचमेंट के तौर पर सॉफ्ट कॉपी भेजना

विंडोज मेल या आउटलुक एक्सप्रेस का इस्तेमाल करके दोस्तों, सहकर्मियों और अजनबियों को टेक्स्ट मैसेज भेजना आसान होता है। आप अपने संदेशों में फैंसी स्टेशनरी का उपयोग कर सकते हैं या चित्र भी डाल सकते हैं। आप अपने ईमेल में किसी भी फाइल को जोड़ सकते हैं

और इसे ईमेल पते से लैस किसी भी व्यक्ति के साथ अनुलग्नक के रूप में भेज सकते हैं। विंडोज मेल या आउटलुक एक्सप्रेस के साथ एक ईमेल से जुड़ी फाइल भेजने के लिएः

1. एक नया संदेश बनाएँ।

2. अटैच बटन पर क्लिक करें।

3. आप अपने कंप्यूटर की सामान्य फाइल-लोकेटिंग विंडो को पहचान लेंगे। वह फाइल ढूंढें जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं।

4. आप माउस के साथ उन पर क्लिक करते समय एक साथ कई कुंजी को दबाकर कुंजी को हाइलाइट और अटैच कर सकते हैं।

5. जो भी आप देखें, खोलें या संलग्न करें पर क्लिक करें।

आसानी और शान के साथ कई फाइलें भेजना यदि आप ईमेल के साथ एक से अधिक फाइल भेजना चाहते हैं, तो आप उन्हें बड़े करीने से एक जिप संग्रह में भी पैक कर सकते हैं। और अगर आपके पास वह फोल्डर है जिसमें वह फाइल है जिसे आप विंडोज एक्सप्लोरर में पहले से खोले हुए संलग्न करना चाहते हैं, तो आप वैकल्पिक रूप से, लेकिन आसानी से, इसे ड्रैग-एंड-ड्रॉप द्वारा संलग्न कर सकते हैं।

7.4.5 हैंडलिंग स्पैमः हालांकि आधुनिक समय में एक ईमेल पता होना एक आवश्यकता है, लगभग हर इंटरनेट उपयोगकर्ता को ईमेल स्पैम की विस्तृत दुनिया से अवगत कराया गया है। स्पैम एक आम तौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द है, जो व्यवसायों या व्यक्तियों से भेजे गए अनचाहे ईमेल को संदर्भित करता है, जो आमतौर पर उत्पाद बेचने या एक बेईमान घोटाले को चलाने के माध्यम से धन प्राप्त करना होता है। स्पैम को ‘‘जंक‘‘ ईमेल के रूप में भी जाना जाता है। स्पैम संदेश वर्षों से इंटरनेट पर काम कर रहे हैं, और येय बल्क, अनचाही ईमेल केवल संख्या में बढ़ते हैं क्योंकि इंटरनेट का विस्तार होता है।

स्पैम को फिल्टर कैसे करें स्पैम फिल्टर / ब्लॉकर्स को शामिल करके, आप प्राप्त स्पैम की मात्रा को काफी कम कर सकते हैं।

स्पैम ब्लॉकर्स क्या हैं? 

स्पैम ब्लॉकर्स विशेष सिस्टम (आमतौर पर एक प्रोग्राम या एक फिल्टर) होते हैं जो स्पैम को आपके ईमेल में प्रवेश करने से रोकते हैं। प्रत्येक ईमेल सर्वर एक अलग तरीके से स्पैम से संबंधित है। स्पैम को हटाना आसान है और यदि आप चाहें तो आप जिस ईमेल प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, उसके आधार पर इसे ब्लॉक कर सकते हैं।

त्वरित संदेश और सहयोगः 

स्माइली का उपयोग करनाः -एक इमोटिकॉन या स्माइली एक पाठकीय अभिव्यक्ति है जो एक लेखक की मनोदशा या चेहरे की अभिव्यक्ति का सामना करती है। उदाहरण के लिए:),:( औरः डी।

उनका उपयोग अक्सर एक उत्तरदाता को किसी कथन के तप या स्वभाव के प्रति सचेत करने के लिए किया जाता है और सादे पाठ की व्याख्या को बदल और सुधार सकता है। वेब फोरम में, तत्काल संदेशवाहक और ऑनलाइन गेम, टेक्स्ट इमोटिकॉन्स को अक्सर छोटी संगत छवियों के साथ बदल दिया जाता है, जिन्हें भावनाओं के रूप में भी कहा जाता है। बेसिक स्माइलीजः –

आपकी मूल स्माइली इस स्माइली का इस्तेमाल व्यंग्यात्मक या मजाक करने वाले बयान को बढ़ावा देने के लिए किया जाता है क्योंकि हम ई-मेल पर वॉयस इनफ्लेक्शन नहीं सुन सकते हैं।

विकी स्माइली उपयोगकर्ता ने एक चुलबुला और / या व्यंग्यात्मक टिप्पणी की। स्माइली ने जो कहा उसके लिए ‘‘मुझे मत मारो।‘‘

(मुस्कुराते हुए मुस्कुराते हुए। उपयोगकर्ता को यह पसंद नहीं था कि आखिरी बयान या किसी बात को लेकर परेशान या उदास हो।

इंटरनेट शिष्टाचारः नेटिकेट शब्द ‘‘इंटरनेट शिष्टाचार‘‘ या ‘‘नेटवर्क शिष्टाचार‘‘ से लिया गया शब्द है, जो ऑनलाइन शिष्टाचार और व्यवहार के उपयोग का वर्णन करता है। इंटरनेट शिष्टाचार का उपयोग ईमेल , चैटिंग, ब्लॉगिंग, फोरम, संदेश बोर्ड इत्यादि सहित इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों के सभी क्षेत्रों में किया जाना चाहिए।

गरिमा और सम्मान के साथ दूसरों का व्यवहार करना महत्वपूर्ण है। यद्यपि उपयोग किए गए विशिष्ट फोरम के आधार पर नियम भिन्न हो सकते हैं, निम्नलिखित ‘‘टॉप 10‘‘ नेटिकट दिशा-निर्देश सुखद और सुरक्षित ऑनलाइन अनुभव प्रदान करने के लिए कुछ बुनियादी इंटरनेट टिप्स और सुझाव प्रदान करेंगे।

1. कंप्यूटर सौजन्य का उपयोग करें-चाहे कोई व्यक्ति एक ईमेल भेज रहा हो, चैट रूम में चैट कर रहा हो या एक फोरम में बोल रहा हो, ऑनलाइन दूसरों का विनम्र और सम्मानजनक होना महत्वपूर्ण है। हमेशा गोल्डन रूल को याद रखें!

2. इमोटिकॉन्स का प्रयोग करें-ऑनलाइन संचार करते समय, लेखक की भावना को समझना मुश्किल हो सकता है। जब तक एक वेब कैमरा या माइक्रोफोन का उपयोग नहीं किया जाता है, तब तक लेखक की अभिव्यक्ति या भावना निर्धारित करना मुश्किल है। इमोटिकॉन्स का उपयोग करके, लेखक की उचित भावना पाठक को बताई जाएगी।

3. ब्रीफ ऑनलाइन रहें-संदेशों को छोटा रखना महत्वपूर्ण है, खासकर जब ईमेल लिखना या चैट रूम में टाइप करना। आम चैट संक्षिप्त या संक्षिप्त शब्दों का उपयोग करके, पाठक न केवल संदेश की संक्षिप्तता की सराहना करेगा , यह लेखक को संदेश टाइप करने के लिए मूल्यवान समय बचाएगा। इसे छोटा रखें और संक्षिप्त रहें!

इंटरनेट शिष्टाचार या हमें इंटरनेट पर उचित व्यवहार में मार्गदर्शन करता है। ऑनलाइन होने पर व्यवहार के व्यापक रूप से स्वीकृत नियम हैं। इन नियमों को सीखना और उनका पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है।

एक नौसिखिया (इंटरनेट पर कोई नया व्यक्ति) जब तक आप इंटरनेट व्यवहार के स्वीकार्य नियमों से परिचित नहीं होते हैं तब तक आप साइबरस्पेस में उद्यम नहीं करना चाहते हैं। वहाँ कुछ सुझाव है कि मदद कर सकते हैं आप नए स्थितियों साइबरस्पेस आप पर फेंक देंगे के साथ और अधिक सहज महसूस करते हैं। थोड़े अभ्यास के साथ आप एक जिम्मेदार नेटिजन बन सकते हैं।

4. जोर के लिए सभी अक्षरों में टाइप न करें। आप इसे पसंद कर रहे हैं पसंद करता है। यदि आपको एक शब्द पर जोर देने की आवश्यकता है, तो तारांकन का उपयोग करें, जैसे ऽ यह . या लाइनें, जैसे

5. सावधान रहें कि अशिष्ट या बुरी भाषा का ऑनलाइन उपयोग न करें। कई प्रदाता आपका खाता समाप्त कर देंगे।

6. किसी भी कानून को मत तोड़ो। जब आप नेट पर हों, तो व्यवहार के उन्हीं नियमों का पालन करें जो आप वास्तविक जीवन में करेंगे। याद रखें, अगर यह वास्तविक दुनिया में कानून के खिलाफ है, तो यह साइबरस्पेस में कानून के खिलाफ है।

7. जब भी संभव हो संक्षिप्त रहें। बहुत सारी अनावश्यक जानकारी के माध्यम से कोई भी पढ़ना नहीं चाहता है। यदि आप ई-मेल का जवाब दे रहे हैं, तो महत्वहीन जानकारी और बारबार आने वाली किसी भी चीज को संपादित करने का प्रयास करें।

8. लौ मत करो। असभ्य या आक्रामक ई-मेल या पोस्टिंग न भेजें। यह खराब शिष्टाचार है और हाथ (लौ युद्धों) से गंभीरता से निकल सकता है। इसलिए दूसरों पर आंच न करें और अगर आप आग बबूला हो जाते हैं , तो जवाब न दें क्योंकि आप कभी नहीं जीतेंगे। यदि आपको किसी फोरम या चैट रूम में लौटाया जाता है या यदि आपको घृणित ई-मेल मिलता है, तो अपने माता-पिता या शिक्षकों को बताएं।

9. हमेशा खुद को पहचानें। यदि आपके माता-पिता को आपको अपने वास्तविक के बजाय एक ऑनलाइन का उपयोग करने की आवश्यकता है , तो यह ठीक है – अपने ऑनलाइन का लगातार उपयोग करें। ई-मेल के नीचे अपने ई-मेल को शामिल किए बिना कभी न भेजें। इसी तरह, अपने आप को पहचानने के बिना मंच संदेश पोस्ट न करें, यह असभ्य के रूप में देखा जाता है।

10. एक अच्छा प्रभाव बनाओ। याद रखें कि लिखित शब्द ही एकमात्र तरीका है जिससे आप ऑनलाइन अपना प्रतिनिधित्व कर सकते हैं, इसलिए वर्तनी और व्याकरण गणना। यदि आप अन्य लोगों को देखने के लिए बड़ी मात्रा में पाठ लिखने जा रहे हैं , तो सुनिश्चित करें कि आपने पैराग्राफ का उपयोग करके इसे तोड़ दिया है, यह उन लोगों के लिए आंख पर आसान बना देगा जो इसे पढ़ेंगे।

नए लोगों के साथ धैर्य रखें। एक बार जब आप इंटरनेट विशेषज्ञ बन जाते हैं, तो यह भूलना आसान होता है कि आपने एक नौसिखिया के रूप में भी शुरुआत की थी। साइबरस्पेस के नियमों को सीखना एक नई भाषा सीखने की तरह है , यह अभ्यास करता है और इसमें गलतियाँ करना शामिल है। इसलिए यदि आप नेट पर किसी और की गलतियों के कारण आते हैं, तो उन्हें न डालें, बस विनम्रता से मार्गदर्शन के लिए सही दिशा में इंगित करें (उन्हें अपने रास्ते पर शुरू करने के लिए इन नियमों की एक प्रति भेजें!)।

सारांश 

संचार वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संदेश या सूचना को प्रेषक से रिसीवर तक पहुंचाया जाता है।

ः इलेक्ट्रॉनिक मेल, जिसे अक्सर ईमेल के रूप में संक्षिप्त किया जाता है, ई-मेल या ई-मेल, डिजिटल संदेशों के आदान-प्रदान की एक विधि है, जिसे मुख्य रूप से मानव उपयोग के लिए डिजाइन किया गया है। यह संचार का महत्वपूर्ण साधन है।

किसी को मेल भेजने के लिए, आपको उसका पता होना चाहिए य मेल पता और आप खुद भी एक मेल पता भी होना चाहिए।

मेल पते में शामिल है जहाँ आदि हो सकते हैं।

एक ईमेल क्लाइंट, ईमेल रीडर या अधिक औपचारिक रूप से मेल उपयोगकर्ता एजेंट, ईमेल को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला कंप्यूटर प्रोग्राम है। आउटलुक एक्सप्रेस आमतौर पर ईमेल क्लाइंट सॉफ्टवेयर का उपयोग मेल भेजने, भेजने / प्राप्त करने के लिए किया जाता है।

आउटलुक एक्सप्रेस द्वारा उपयोग किए जाने वाले मानक फोल्डरों में से एक हैं-

इनबॉक्स, आउटबॉक्स, ड्राफ्ट, भेजे गए आइटम, हटाए गए आइटम।

इनबॉक्स आने वाले सभी मेल को संग्रहीत करने के लिए एक फोल्डर है।

आउटबॉक्स सभी आउटगोइंग मेल को स्टोर करने के लिए एक फोल्डर है।

आप अपने मेल पर अटैचमेंट के रूप में फाइल भी भेज सकते हैं।

वर्तनी परीक्षक को सीधे या स्वचालित रूप से मेल में सक्रिय किया जा सकता है।

स्पैम एक आम तौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द है, जो व्यवसायों या व्यक्तियों से भेजे गए अनचाहे ईमेल को संदर्भित करता है, जो आमतौर पर उत्पाद बेचने या एक बेईमान घोटाले को चलाने के माध्यम से धन प्राप्त करना होता है। इन्हें स्पैम ब्लॉकर्स या फिल्टर का उपयोग करके अवरुद्ध किया जा सकता है।

ईमेल संदेशों में, आप स्माइली का उपयोग कर सकते हैं। एक इमोटिकॉन या स्माइली एक पाठीय अभिव्यक्ति है जो एक लेखक की मनोदशा या चेहरे की अभिव्यक्ति का सामना करती है।

इंटरनेट पर काम करने के लिए, आपको का पालन करना चाहिए।: नेटिकेट ‘‘इंटरनेट शिष्टाचार‘‘ या ‘‘नेटवर्क शिष्टाचार‘‘ शब्दों से लिया गया एक शब्द है , जो उचित शिष्टाचार और व्यवहार के ऑनलाइन उपयोग का वर्णन करता है। इंटरनेट शिष्टाचार का उपयोग ईमेल, चैटिंग, ब्लॉगिंग, फोरम, संदेश बोर्ड इत्यादि सहित इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों के सभी क्षेत्रों में किया जाना चाहिए।

क्या है

) इलेक्ट्रिकल मेल ) मौजूदा मेल ) इलेक्ट्रॉनिक मेल ) उपरोक्त में से कोई नहीं।

। प्राप्त मेल देखने के लिए उपयोग किया जाने वाला फोल्डर

) आउटबॉक्स ) इनबॉक्स ) ड्राफ्ट ) उपरोक्त में से कोई नहीं।

। के लिए खड़ा है

) यूनाइटेड रिसोर्स लोकेटर ) यूनिफॉर्म रिसोर्स लोकेटर ) उपरोक्त में से कोई भी ) उपरोक्त में से कोई नहीं।

। है

) ब्लैंक कार्बन कॉपी ) ब्लाइंड कार्बन कॉपी ) बैक कार्बन कॉपी ) कोई नहीं।

क्यू 5। मान्य ईमेल पता है

कोई नहीं।

कई पते निर्दिष्ट करने के लिए उपयोग किया जाने वाला परिसीमन है

) स्पेस ) हाइफन ) कॉम्मा ) उपरोक्त में से कोई भी।