what is cell pointer in ms excel in hindi माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल पोइंटर किसे कहते है ?
सेल पॉइंटर क्या है?
Excel की स्प्रेडशीट में एक आयताकार खाना हमेशा चमकता रहता है, जो ‘सेल पॉइंटर‘ कहलाता है। यह उस सेल को प्रदर्शित करता है, जो कि इस समय सक्रिय है अथवा दूसरे शब्दों में हम यह भी कह सकते हैं कि हम की-बोर्ड पर जो डेटा टाइप करते हैं, वह उस सेल में जाता है जिस पर सेल पॉइंटर स्थित होता है। यदि जिस जगह सेल पॉइंटर है, वहाँ डेटा टाइप करना नहीं चाहते, बल्कि किसी दूसरे स्थान पर डेटा टाइप करना चाहते हैं तो सेल पॉइंटर को मूव करके उस स्थान पर ले जाना होता है।
Excel स्प्रेडशीट में मूव कैसे करें?
Excel की वर्कशीट में डेटा इनपुट करने या edit करने के लिए एक से दूसरे cell में जाने की आवश्यकता होती है। नीचे दी गई विधि से बड़ी सुगमता से किसी भी cell पर जा सकते हैं
माउस द्वारा मूवमेंट
स्क्रोल बार tab को अपनी आवश्यकतानुसार दिशा में खिसकाकर वर्कशीट को बड़ी आसानी से मूव कर सकते हैं।
यदि हम एक row या column मूव करना चाहते हैं तो स्क्रोल बार पर एक बार माउस द्वारा क्लिक कर देते हैं और यदि एक साथ कई row या columns मूव करना चाहते हैं तो टैब को माउस से पकड़कर drag करते हैं। टैब को हम जिस दिशा में कतंह करते हैं, वर्कशीट उसी दिशा में मूव होती है।
किसी निश्चित सेल पर मूव करना
वर्कशीट में किसी दूर के खाने पर जाने के लिए Edit, Go to कमांड का प्रयोग करना सबसे आसान तरीका होता है। इस विधि का प्रयोग करने के लिए हमें उस सेल का addres मालूम होना चाहिए, जिस सेल पर मूव करके हम जाना चाहते हैं। निम्न विधि से हम किसी निश्चित सेल पर जा सकते हैं
1. Edit मेन्यू में Go to विकल्प पर क्लिक करने पर Go To का बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देगा।
2. OK पर क्लिक करें या Enter दबाएँ।
सेल पॉइंटर निर्दिष्ट cell addres पर आ जाता है।
वर्कबुक में एक से दूसरी वर्कशीट में मूव करना
EXcel में एक वर्कबुक में कई वर्कशीटें रखी जाती हैं, जो एक-दूसरे से डेटा आदान-प्रदान (sare) कर सकती हैं। इस तरह की एक से दूसरी वर्कशीट पर जाने के लिए Ctrl + PgUp और वापस आने के लिए Ctrl + PgDn ‘की‘ का प्रयोग करते हैं।
स्प्रेडशीट फॉरमैटिंग
और उसमें कार्य
Excel में कार्य करने से पहले उसे अपने डेटा के अनुसार फॉरमैट करना पड़ता है। फॉरमैट करने के लिए यह जानना आवश्यक है कि हम किस-किस तरह के डेटा रखते हैं। सामान्यतः Excel में number , Text या फॉर्मूले के रूप में कोई entry दे सकते हैं।
Number
0 से 9 के आधार पर बननेवाली सभी संख्याएँ, दशमलव, #, :,़, . जैसे डेटा इस श्रेणी में आते हैं।
Text
A से j~ तक वर्णमाला के सभी अक्षर एवं उनके प्रयोग से बनने वाले शब्द इस श्रेणी में आते हैं। Formula
गणित के आधार पर कैलकुलेशन करने के लिए जो भी फॉर्मूले बनाते हैं, उन्हें = चिह्न से शुरू करके लिखते हैं। उदाहरणार्थ यदि C1, C2, C3, सेल के contents को जोड़ना चाहते हैं तो = C1़$C2़़C3 के रूप में फॉर्मूला लिखते हैं।
ऑटो करेक्शन की सेटिंग
कुछ ऐसे शब्द होते हैं जिनकी स्पेलिंग बार-बार गलत लिखने का हमारा अभ्यास होता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई अपने नाम की स्पेलिंग Kalpana लिखता है तो भी हम अपनी आदत के अनुसार बारबार ज्ञंसचदं लिख देते हैं। इस तरह की गलतियों से बचने के लिए हम Excel की Autocorrect सुविधा का लाभ उठा सकते हैं।
वह शब्द, जिसकी स्पेलिंग गलत टाइप होने का अंदेशा होता है, से AutoCorrect में सेट कर दिया जाता है और फिर जब भी हम वह शब्द टाइप करते हैं, म्ग्बमस उसे स्वयं ही ठीक शब्द से बदल देता है। मान लीजिए कि हम Kalpana शब्द को Kalpna टाइप होने से बचाना चाहते हैं तो इनकी सेटिंग इस प्रकार करेंगे-
1. Tools मेन्यू पर Auto Correct विकल्प को चुनें।
अब स्क्रीन पर निम्न डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
2. Replace Text sa you type के बॉक्स में tick का निशान लगाएँ और उसे उपस्थित करें।
3. Replace के नीचे वाले बॉक्स में वह शब्द टाइप करें, जो गलत टाइप होने की संभावना है। उदाहरण के लिए, यहाँ हम Kalpna टाइप कर सकते हैं।
4. With के बॉक्स में उस शब्द की सही स्पेलिंग टाइप करें। उदाहरण के लिए, हम Kalpana टाइप कर सकते हैं।
5. Add बटन पर क्लिक करके इस शब्द को dictionary में जोड़ दें।
6. अब OK बटन दबाएँ। इसके बाद हम जब भी गलत स्पेलिंग टाइप करते हैं, म्गबमस उसे स्वयं ही ठीक कर देता है।
सेल की फॉरमैटिंग
वर्कशीट में हम भिन्न-भिन्न प्रकार की संख्याएँ इनपुट करते हैं। कुछ संख्याएँ हम दशमलव के आगे निश्चित स्थानों तक रखना चाहते हैं एवं कुछ संख्याएँ हम currency के चिह्न (जैसे) के साथ रखना चाहते हैं। इसी तरह Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific आदि फॉरमैट में डेटा रखने के लिए Cell को भिन्न-भिन्न प्रकार से फॉरमैट करते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि किसी सेल में संख्याओं को दशमलव के तीन स्थान तक रखना चाहते हैं तो निम्न प्रकार फॉरमैट करें
1. उस Cell को सिलेक्ट करें, जिसे फॉरमैट करना है।
2. Format विकल्प को चुनें।
3. Format Cells लिस्ट से सेल विकल्प चुनें।
4. Format Cells की लिस्ट से Number विकल्प पर क्लिक करें।
5. Decimal Places के आगे वह संख्या टाइप कर दें, जितने स्थान तक हम दशमलव के आगे अंक चाहते हैं। इस उदाहरण में हम 3 टाइप करेंगे।
6. OK बटन पर क्लिक करें।
फॉरमैट के बाद संख्या निम्न प्रकार से दिखाई देगी
Format मेन्यू द्वारा Width बदलना
कोई डेटा, जो इनपुट किया गया है, यदि वह सेल से बड़ा हो तो उस सेल में डेटा के स्थान पर “#####” दिखता है। इस प्रकार उस सेल में उसकी चौड़ाई की सीमा से अधिक बड़ा इनपुट कर सकते हैं।
हम किसी cell में डेटा रखने के बाद उसके अनुसार सेल को छोटा बड़ा कर सकते हैं। विधि इस प्रकार है
1. वह cell, जिसकी चौड़ाई बदलनी है, उसे सिलेक्ट करें।
2. Format मेन्यू में कॉलम पर क्लिक करें।
3. कॉलम सब-मेन्यू में Width… पर क्लिक करें।
4. Column width में उतनी चौड़ाई टाइप करें जितनी कॉलम में अक्षर रखने के लिए आवश्यक समझते हैं।
5. अब OK बटन दबाएँ।
माउस द्वारा Column Width बदलना
माउस द्वारा कॉलम की चौड़ाई बदलना बहुत ही आसान है। विधि इस प्रकार है
1. कॉलम हेडिंग के दाईं ओर के मार्जिन को माउस द्वारा point कर लेते हैं। इसके परिणामस्वरुप पॉइंटर दो मुँह वाले तीर की तरह दिखने लगता है।
2. माउस द्वारा इस तीर रूपी पॉइंटर को जितना कॉलम आगे या पीछे ले जाएँगे column width उतना ही बढ़ या घट जाएगी।
Row या Column Insert करना
यदि हम वर्कशीट में सभी डेटा इनपुट कर चुके हैं, इसके बाद हमें यह ध्यान आता है कि कोई row या column टाइप होने से छूट गया है, तो उस row या column को बाद में भी उसके वांछित स्थान पर पदेमतज कर सकते हैं। म्गबमस में किसी इसंदा row या column को insert करने की विधि इस प्रकार है
Row Insert करना
1. उस row के नीचे पॉइंटर रखते हैं जिसके नीचे blank row चाहिए। यदि उदाहरण के लिए, row नंबर 9 के बाद रिक्त स्थान चाहते हैं तो तवू नंबर 10 पर पॉइंटर रखते हैं।
2. यदि एक से अधिक row बढ़ाना चाहते हैं, तब नीचे की ओर उतनी row सिलेक्ट कर लेते हैं।
3. अब उस स्थान पर वांछित blank row आ जाती हैं और नीचे के सभी डेटा उतने-उतने एक-एक स्थान नीचे होते जाते हैं।
Column Insert करना
जिस प्रकार row insert करते हैं, उसी प्रकार column भी insert कर सकते हैं।
1. जिस कॉलम से दाहिनी ओर वाला blank कॉलम चाहते हैं, उसके आगे पॉइंटर रखते हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम कॉलम D के बाद E पर कॉलम insert करना चाहते हैं तो E पर पॉइंटर रखेंगे।
2. यदि एक से अधिक column चाहते हैं तो जितने blank कॉलम चाहिए, दाहिनी ओर उतने ही कॉलम सिलेक्ट कर लेते हैं।
3. Insert मेन्यू पर क्लिक करते हैं।
4. Column विकल्प पर क्लिक करते हैं। इस तरह blank कॉलम insert हो जाते हैं।
Cell को कॉपी करना
1. उन cells को सिलेक्ट करते हैं जिन्हें कॉपी करके दूसरे स्थान पर ले जाना चाहते हैं।
2. ब्लॉक किए गए cell के बॉर्डर पर क्लिक करते हैं, तब माउस का पॉइंटर प्लस (+) से बदलकर तीर (-) का रूप ले लेता है।
3. उन सभी cells को, जिनकेcontents हम एक से दूसरे स्थान पर कॉपी करना चाहते हैं, एक कोने से माउस द्वारा पकड़कर सामने वाले कोने तक खींचकर ले जाते हैं तो वे सभी cells सिलेक्ट हो जाते हैं।
4. एक हाथ से Ctrl key दबाते हैं और दूसरे हाथ से माउस द्वारा सिलेक्ट किए गए बमसस वाले बॉक्स को खींचकर उस
स्थान पर ले जाते हैं, जहाँ cells के contents रखना चाहते हैं। इस तरह cells के contents कॉपी होकर दूसरी जगह भी आ जाते हैं।
Cell को मूव करना
1. उन cells को सिलेक्ट करते हैं, जिन्हें मूव करके दूसरे स्थान पर ले जाना है।
2. ब्लॉक किए गए cell के बॉर्डर पर क्लिक करते हैं तो माउस का पॉइंटर प्लस ($) से बदलकर तीर (–) का रूप ले लेता है।
3. वे सभी cells जिनके contents एक से दूसरे स्थान पर कॉपी करना चाहते हैं, उनको माउस द्वारा एक कोने से पकड़कर सामनेवाले कोने तक ड्रैग करके ले जाते हैं तो वे सभी cells सिलेक्ट हो जाते हैं।
4. माउस की सहायता से सिलेक्ट किए गए बमससे के बॉक्स को उस स्थान तक ड्रैग करके ले जाते हैं, जहाँ इन्हें move करना चाहते हैं। इस तरह सिलेक्ट किए गए cell के contents वर्कशीट्स में दूसरे स्थान पर मूव किए जा सकते हैं।