copy between workbook and excel in hindi Workbook और Workseet के बीच कॉपी कैसे करते है ? how to copy excel sheet to another excel file without losing layout and format ?
Workbook और Workseet के बीच कॉपी
एक वर्कबुक में एक जैसे कार्य करने से संबंधित अनेक वर्कशीट होती हैं। इनके बीच फाइलों को कॉपी करने की विधि निम्न प्रकार है
एक से दूसरी वर्कशीट में कॉपी करना
Excel में किसी एक वर्कशीट के contents को यदि दूसरी वर्कशीट में कॉपी करना चाहते हैं, तो
1. वह range सिलेक्ट करें, जिसे कॉपी करना है।
2. चुनी गई रेंजवाले बॉक्स को क्लिक करें।
3. एक हाथ से Crl एवं Alt ‘dh’ दबाएँ और दूसरे हाथ से माउस द्वारा उस बॉक्स को पकड़कर कतंह करते हुए उस वर्कशीट के टैब पर ले जाकर छोड़ें। अब पहली वर्कशीट की चुनी गई तंदहम कॉपी होकर दूसरी वर्कशीट में पहुंच जाएगी।
एक से दूसरी वर्कबुक में कॉपी
जब हम एक वर्कबुक के अंतर्गत किसी वर्कशीट में काम कर रहे होते हैं और उसके contents किसी दूसरी वर्कबुक में रखी वर्कशीट में कॉपी करना चाहते हैं तो निम्न स्टेप लेते हैं
1. वर्कशीट में वह रेंज सिलेक्ट करें, जिसे दूसरी वर्कबुक में कॉपी करना चाहते हैं।
2. जो रेंज अभी सिलेक्ट की है, उसके पूरे बॉक्स को क्लिक करें।
3. एक हाथ से Ctrl ‘की‘ दबाकर रखें और दूसरे हाथ से माउस द्वारा बॉक्स को drag करके उस वर्कशीट पर ले जाकर छोड़ें, जिसमें कॉपी करना है।
EXcel वर्कशीट को कैसे Save करें?
यदि हम अपनी वर्कशीट को पहले save कर चुके हैं तो Crl + S दबाकर पुनः save कर सकते हैं, परंतु यदि वर्कशीट को पहली बार save करने जा रहे हैं तो इसके लिए
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Save sa विकल्प को चुनें, तब Save sa का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
3.Save पद वाले बॉक्स में वह ड्राइव और फोल्डर दिखाया जाता है, जिसमें अभी फाइल save होने के लिए तैयार है। जब किसी दूसरी ड्राइव और फोल्डर में अपनी वर्कशीट save करके रखना चाहें, तब Save पद के सामने बॉक्स में उसे सिलेक्ट कर लें।
4. Tab दबाकर File name वाले बॉक्स में आ जाएँ और फिर अपनी वर्कशीट फाइल के लिए कोई ऐसा उपयुक्त, छोटा सा नाम टाइप कर दें, जिसे याद रख सकें और अनेक फाइलों के बीच अपनी वर्कशीट फाइल को पहचान सकें।
5.Save as type वाले बॉक्स में Microsoft EXcel workbook को ही हाईलाइट रखें।
6. Save बटन पर माउस द्वारा क्लिक करते हैं।
इस तरह वर्कशीट एक फाइल के रूप में डिस्क पर Save हो जाती है, जिससे फाइल को दोबारा कभी भी खोलकर प्रयोग किया जा सकता
Excel वर्कशीट में
एडवांस हैंडलिंग
नई वर्कबुक create करने के लिए Templates का प्रयोग करते हैं। ज्मउचसंजम एक रेडीमेड वर्कबुक होती है, जो प्रयोग के लिए सदैव काम में लाई जाती है। इसके लिए
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2. New विकल्प पर क्लिक करने पर New का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
3. एक blank वर्कशीट तैयार करने के लिए माउस द्वारा General टैब पर क्लिक करें।
4.Work book आइकन पर डबल क्लिक करें या OK बटन पर क्लिक करें। इस तरह चुने गए template से वर्कबुक create हो जाती है, जिसमें हम एक जैसे कार्यों के लिए कई वर्कशीट रख सकते हैं।
Workbook को Template की तरह Save करना
अपनी वर्कबुक को यदि Template की तरह save करना चाहते हैं तो Save as type वाले बॉक्स में Template को हाईलाइट कर लें। विधि इस प्रकार है
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2.Save as विकल्प पर क्लिक करने पर Save As का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
3. General टैब पर template को place करने के लिए Templates फोल्डर को सिलेक्ट करके रखें।
4. नए फोल्डर को template में जोड़ने के लिए बटन पर क्लिक करें।
5.Save as type पर क्लिक करके Template विकल्प को चुनें।
6. अब Templates में नया फोल्डर create करने पर एक नया टैब बनकर स्क्रीन पर आ जाता है।
IF फंक्शन द्वारा योग निकालना
जब हम एक साथ रखे कुछ cells के contents का योग (total) ज्ञात करना चाहते हैं, तब EXcel में sum फंक्शन का प्रयोग करते हैं। यदि
हमें टूलबार में Auto sum बटन की पहचान है तो उसे दबाकर भी योग निकाल सकते है।
1. एक साथ रखे वे सभी cells सिलेक्ट करें, जिनके contents का योग निकालना चाहते हैं।
2. स्टैंडर्ड टूलबार में Auto sum बटन दबाएँ। परिणामस्वरूप सिलेक्ट किए गए सभी cells के contents का योग स्क्रीन पर आ जाता है।
IF फंक्शन का प्रयोग
IF फंक्शन के साथ में कुछ लॉजिकल ऑपरेटर्स का प्रयोग किया जाता है। उन ऑपरेटर्स के अनुसार कंडीशन के सत्यापित होने पर हम एक प्रकार की कार्रवाई करते हैं और सत्यापित न होने की स्थिति में दूसरे प्रकार की कार्रवाई करते हैं।
लॉजिकल ऑपरेटर्स, जो IF फंक्शन के साथ प्रयोग होते हैं, निम्नलिखित हैं
= Equal to (बराबर)
<>Not equal to (बराबर नहीं)
> Greater than (से बड़ा)
< Less than (से छोटा)
>= Greater than or equal to (बड़ा या बराबर)
<= Les than or equal to (छोटा या बराबर)
IF () फंक्शन हमें Function wçard में Logical category में मिलते हैं।
मान लीजिए कि हम अपने कर्मचारियों को बोनस देना चाहते हैं, जिसके लिए निम्न शर्ते हैं
जो 4 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं, उन्हें वेतन का 5ः
जो 9 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं, उन्हें वेतन का 10ः
जो 19 वर्ष या इससे कम समय से काम कर रहे हैं, उन्हें वेतन का 15ः
जो 20 वर्ष या इससे अधिक समय से काम कर रहे हैं, उन्हें वेतन का 20ः इन शतों के आधार पर बोनस कैलकुलेट करने के लिए IF फंक्शन का प्रयोग करते हैं। विधि इस प्रकार है
1. IF फंक्शन के उस बमसस में पॉइंटर रखें, जिससे परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं।
2. Insert मेन्यू पर क्लिक करें।
3. Function विकल्प पर क्लिक करने पर Paste Function का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
4. Function category में Logical विकल्प पर क्लिक करें।
5. Function Name में IF पर क्लिक करें।
6. OK बटन पर क्लिक करने पर एक अन्य डायलॉग बॉक्स आ जाता है।
7. इस बॉक्स में Logical test वाले बॉक्स में उस कंडीशन पर टाइप करें जिसे चेक करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदिLength fo service C3 में है तो इस IF फंक्शन में कंडीशन देने के लिए C3>= 20 टाइप करें।
8. Value if true वाले बॉक्स में वह क्रिया करें, जो कंडीशन सत्य मिलने पर करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, सेल एड्रेस C3 का मान 21 से अधिक मिलने पर salary का 20ः बोनस देना चाहते हैं, अतः (D3*20)/100 टाइप करें।
9. Value if alse विकल्प में वह कार्रवाई करें, जो कंडीशन के असत्य होने पर करना चाहते हैं।
इसी प्रकार प्रत्येक बार हरेक कंडीशन चेक कर सकते हैं और जब डेटा कंडीशन से match करता है तो उसके आधार पर मिलनेवाले परिणाम देख सकते हैं।
10. OK बटन पर क्लिक करके कार्य को समाप्त करें। ध्यान दें!
यदि किसी सेल में फंक्शन रखने के बाद हम उसे कतंह करके दूसरे cell पर ले जाते हैं तो उस बमसस में भी वही फंक्शन उपस्थित हो जाता है।
Page Setup से पेज सेट करना
पेज सेटअप विकल्प द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट के पेज को किसी भी आकार में सेट कर सकते हैं। अपने डॉक्यूमेंट के पेज को सेट करने के लिए आप निम्न स्टेप लेते हैं।
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Page Setup विकल्प चुनने पर निम्न डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
3. Portrait व Landscape विकल्प में से किसी एक को चुनें।
4. Scaling विकल्प में Adjust to पर क्लिक करके अपनी वर्कशीट का साइज कागज के अनुसार घटाने के लिए : का मान बदलें, या Fit to विकल्प पर क्लिक करके उन पेजों की संख्या टाइप करें जिन पर वर्कशीट प्रिंट करना चाहते हैं।
5. Tab दबाकर Paper Sçe के विकल्प पर आएँ, यदि उसे बदलने की आवश्यकता है तो अपने पेपर का साइज टाइप कर दें।
6. जिस क्वालिटी का प्रिंट लेना चाहते हैं, उसकी सेटिंग प्रिंट का resolution बदलकर की जाती है। अपने प्रिंटर के अनुसार यह resolution सेट करें।
7. First Page Number विकल्प का प्रयोग करके अपनी वर्कशीट के प्रिंट होनेवाले पेज का आरंभिक नंबर बदल सकते हैं। सामान्यतः यह नंबर 1 होता है।
8. ok बटन पर क्लिक करने पर चुने गए विकल्पों के अनुसार पेज सेट हो जाता है।
ग्राफ तैयार करना
Excel में हम अपने डेटा वर्कशीट में रखने के बाद जब भी चाहें, उन्हें या उनके परिणामों को ग्राफ के रूप में तुलनात्मक विश्लेषण के लिए प्रदर्शित कर सकते हैं। ग्राफ प्रदर्शित करने की विधि इस प्रकार है
1. वह डेटा सिलेक्ट करें जिसे चार्ट द्वारा प्रदर्शित करना चाहते हैं।
2. Insert मेन्यू पर क्लिक करें।
3. Chart विकल्प पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर Chart Wçard Step 1 fo 4&Chart Type का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
4. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में किसी एक Chart type को चुनें।
5. Next बटन को क्लिक करने पर दूसरा डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
6. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Row व Columns में से किसी एक विकल्प को चुनें और Data range विकल्प में Range टाइप करें।
7. Next बटन पर क्लिक करने पर पुनः एक अन्य बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
8. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में डेटा को ग्राफ में किस अक्ष में दिखाना है, यह सेटिंग करने के लिए Chart title, Category (X) aXis व Value (Y) axis विकल्प में आवश्यकतानुसार कोई भी फॉरमैट टाइप करें।
9. Next बटन पर क्लिक करने पर एक और डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
10. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में As new seet o As object पद में से किसी एक विकल्प को चुनें।
11. Finish पर क्लिक करके परिणामस्वरूप तैयार किया गया ग्राफ स्क्रीन पर आ जाता है।
Print area की सेटिंग
यदि आप अपने Print area से संतुष्ट नहीं हैं तो उसे बदल भी सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप लेते हैं
1. File मेन्यू पर क्लिक करके Page Setup विकल्प पर क्लिक करने पर Page Setup का डायलॉग बॉक्स सामने आ जाता है।
2. उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Sheet विकल्प पर क्लिक करने पर Sheet का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है।
3. Print area में वर्कशीट का वह भाग निर्धारित करें, जिसे प्रिंट के लिए भेजना चाहते हैं। मान लीजिए कि A1 से G10 तक की रेंज प्रिंट करना चाहते हैं तो ।1-G10 टाइप करें।
4. OK पर क्लिक करने पर चुनी गई रेंज Print area में सेट हो जाती
प्रिंट का Preview
वर्कशीट को कागज पर प्रिंट करने से पहले यदि स्क्रीन पर ही उसका च्तपदज च्तमअपमू देख लें तो गलत प्रिंट निकलने की समस्या से बचा जा सकता है। Preview देखने की विधि है
1. File मेन्यू पर क्लिक करें।
2. Print Preview विकल्प चुनने पर स्क्रीन इस प्रकार दिखाई देता है।
3. पेज के किसी स्थान को निकट से देखने के लिए zoom बटन पर क्लिक करें।
4. यदि preview ठीक लगता है और ऐसा ही प्रिंट कागज पर लेना चाहते हैं तो Print बटन पर क्लिक करें। यदि प्रिंट में कोई गलती नजर आ रही है तो Close बटन दबाकर पुनः वर्कशीट पर आ जाएँ और वांछित परिवर्तन करें।
प्रिंटिंग आरंभ करना
यदि सभी तरह की सेटिंग कर चुके हैं और अब प्रिंटिंग आरंभ करना चाहते हैं तो प्रिंटर द्वारा निम्न कमांड दें।
1. File मेन्यू को Pull down करें।
2. Print विकल्प को चुनें।
3. Tab की सहायता से Print What विकल्प में जाकर सिलेक्टsheet(s) के बॉक्स के बुलेट को क्लिक करके ऑन करें।
4. Page Range में यदि सभी पेजों का प्रिंट निकालना चाहते हैं तो ।सस पर या किसी विशेष पेज को प्रिंट करना चाहते हैं तो Page(s) विकल्प के सामने From और To में उन पेजों के नंबर टाइप करें। 5. Copies विकल्प में वह संख्या टाइप करें जितनी कॉपी प्रिंट करना चाहते हैं।
6. Properties विकल्प पर क्लिक करने पर एक अन्य डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है
उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Paper Sçe सेट कर सकते हैं और उसे Portrait , Landscape आदि में बदल सकते हैं।
7. Graphics विकल्प पर क्लिक करने पर Graphics का डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है।
उपर्युक्त डायलॉग बॉक्स में Resolution , Dithering , Intensity व Graphics mode को सेट कर सकते हैं।
8. OK बटन पर क्लिक करें।
9. यदि यह देखना चाहते हैं कि प्रिंट होने पर वर्कशीट कागज पर कैसी दिखेगी तो Preview बटन पर क्लिक करें।
10. Print बटन पर क्लिक करके वर्कशीट की प्रिंटिंग आरंभ कर सकते है।
11. ok बटन पर क्लिक करने पर प्रिंटर पर कागज प्रिंट होने लगता है।